Von Katharina Scheidl, Manager Consulting | 28. Mai 2019 

Der VRV-Umstieg stellt das gesamte kommunale Team vor große Herausforderungen

Die neue Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung VRV 2015 ist der Dreh- und Angelpunkt vieler derzeit in Anspruch genommener Schulungen.

In der Steiermark liegt ein umfassender Leitfaden vor, der den Umstieg auf die VRV 2015 erleichtert und auch Hilfestellungen in der Umsetzung bietet. Trotz allem stellt der Umstieg abhängig von der Größe einer Gemeinde das gesamte kommunale Team oder auch nur einzelne Personen vor große organisatorische wie auch emotionale Herausforderungen. Was an dieser Stelle trocken als „Umstieg“ bezeichnet wird, bedeutet die Erfassung und Bewertung des gesamten Sachanlagevermögens jeder Gemeinde in ganz Österreich. Jeder Stuhl, jeder Tisch, jeder Straßenkilometer, Stützmauern…einfach alles muss erfasst werden. Nachvollziehbar, dass sich den zuständigen Personen hier oftmals die Frage stellt, wie dies zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigt werden soll - - das Vorhaben führt verständlicherweise zu Überforderung und Ratlosigkeit.

Der Start stellt meist die größte Hürde dar

Aus meiner Zeit im kommunalen Bereich weiß ich, dass die Anforderungen an Gemeindebedienstete immer höher, die Ressourcen dafür jedoch nicht aufgestockt, sondern sogar meist noch gekürzt werden.

Aus mentaler Sicht ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass der VRV-Umstieg ein einmaliges Unterfangen ist. Es handelt sich hierbei um ein klassisches „Projekt“. Die genaue Definition dieses Begriffs lautet laut Wirtschaftslexikon:

„Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“ [1]

Das bedeutet, dass die Aufgabe des VRV-2015-Umstiegs für Einzelpersonen nicht bewältigbar und eine Abwicklung auch nicht innerhalb des Tagesgeschäftes möglich ist. Zusätzliche Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden, damit dieses Projekt zu einem erfolgreichen Ende geführt werden kann. An dieser Stelle tritt bei den zuständigen Personen meist große Erleichterung ein. Die Erwartungshaltung, alles allein schaffen zu müssen, wird relativiert und korrigiert.

Welche Schritte sind zu setzen?

1. Politische Unterstützung

Es ist unumgänglich, dass sich die zuständigen Personen (zumeist die Finanz) politische Unterstützung holen. Die politischen Verantwortungsträger sind in der Lage, zusätzliche Ressourcen wie Zeit und Manpower als auch finanzielle Unterstützung für z.B. externe Beratungstätigkeiten anzuweisen oder in die Wege zu leiten. Weisungen an interne Abteilungen (z.B. Bauamt und Bauhof) können nur vom Bürgermeisteramt oder von der Amtsleitung erteilt werden. Diesen Weisungen ist dann auch Folge zu leisten. So wird die VRV 2015 Umstellung von einem Einzel- zu einem kommunalen Teamprojekt.

Den politischen Verantwortungsträgern sollte an dieser Stelle bewusstwerden, dass ehest möglich mit der Erfassung und Bewertung des Sachanlagevermögens zu starten ist, da der erste Voranschlag im Herbst 2020 fertig sein muss. Die Urlaubszeit im Sommer sollte an dieser Stelle aktiv mitbedacht werden.

2. Zeit und Manpower

Zumeist sind die zuständigen Personen mit dem Tagesgeschäft vollständig ausgelastet. Dies bedeutet, dass für die vollständige Erfassung und Bewertung des Sachanlagevermögens Zeit geschaffen werden muss. Erfahrungsgemäß führen viele Wege nach Rom: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden freigestellt, Praktikantinnen und Praktikanten für den Projektzeitraum hinzugezogen, Gemeindeämter für wenige Tage geschlossen…die Lösungsvorschläge und Herangehensweisen sind unterschiedlich und vielseitig.

3. Finanzielle Mittel

Um die oben genannten Vorschläge auch umsetzen zu können, müssen von den politischen Entscheidungsträgern finanzielle Mittel für das Projekt „VRV-Umstieg 2015“ zur Verfügung gestellt werden. Zusätzliche Personalressourcen erfordern oftmals ein außerplanmäßiges Budget. Zusätzlich machen häufig auch externe Beratungsleistungen Sinn, um den verantwortlichen Personen Sicherheit in der Abwicklung des Projekts zu geben. Fachliche Fragestellungen können oft auf kurzem Wege beantwortet und die Erfassung und Bewertung kann zügig weitergeführt werden. In größeren Kommunen macht die professionelle Projektmanagementbegleitung Sinn. Die Organisation und Durchführung des Projekts in großer Runde ist mit externer Unterstützung weitaus effizienter.

Nun einige Tipps aus der Praxis

  • Schieben Sie es nicht hinaus - bei zügiger Abarbeitung ist das Projekt nach wenigen Wochen abgeschlossen!
  • Nominieren Sie einzelne Personen, die aktiv am Projekt mitarbeiten. Erst dann fühlen sich einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig und verantwortlich!
  • Machen Sie es sich so leicht wie möglich: Ein pragmatischer Zugang zur Erfassung und Bewertung ist unumgänglich, da ansonsten die Gefahr besteht, sich im Detail zu verlaufen!
  • Hinterfragen Sie die Sinnhaftigkeit von Informationen. Nicht alle Informationen haben Mehrwert und müssen aufgenommen werden!
  • Das Sachanlagevermögen ist grundsätzlich vollständig zu erfassen – und dennoch: Unter Umständen verabsäumen Sie die Erfassung des einen oder anderen Marterls.
  • Apropos Marterl: Stellen Sie sicher, dass das Marterl in Ihrem Eigentum steht, bevor Sie es erfassen!

 

Wie es uns bei der Begleitung unserer Kundinnen und Kunden ergangen ist? Dazu erfahren Sie das nächste Mal mehr.

Katharina Scheidl
katharina.scheidl@bdo.at
+43 316 36 37 0

 

[1] Gabler Wirtschaftslexikon: Begriffsdefinition Projekt; https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projekt-42861; in der Fassung vom 20.05.2019.

Weiterführende Links: 
BDO Services: VRV neu
Publikationen: Kommunal News 3/2019 - VRV