In fünf Schritten zur strategischen Personalplanung

Carina Fuchs, Managerin Corporate Communications |

13 März 2023

Der aktuelle Fachkräftemangel trifft praktisch alle Branchen und hemmt das Wirtschaftswachstum in Österreich. Strategische Personalplanung kann durch proaktives Planen und Steuern in Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie helfen, akuten Personalmangel zu lindern und zukünftigem vorzubeugen.

n In fünf Schritten zur strategischen Personalplanung

„Vereinfacht kann der Prozess von der Klärung der Ausgangslage bis hin zur fertigen Personalplanung in fünf Schritten dargestellt werden“, erklärt Maximilian Forstner, Senior Manager und HR-Experte bei BDO.

 

Schritt 1: Klärung von Ausgangslage und Relevanz

Fragen Sie sich: Werden viele Mitarbeitende in den kommenden Jahren in Pension gehen? Entsteht hoher Aufwand durch Fluktuation und Nachbesetzungen? Möchten wir in Zukunft neue Strategien oder Projekte umsetzen? Fehlen uns Kompetenzen, die wir für die Fortentwicklung des Unternehmens benötigen? Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist es Zeit, sich Gedanken über strategische Personalplanung zu machen.

 

Schritt 2: Ist-Erhebung des Personalstands

Hilfreich ist das Bilden sog. Jobfamilien, die Funktionen gleichen Charakters mit artverwandten Tätigkeiten bündeln. Je Jobfamilie werden Kennzahlen wie Beschäftigungsausmaß, Fluktuation, Arbeitszufriedenheit, Motivation und Kernkompetenzen herangezogen. Klar definierte Rollenprofile in den Jobfamilien unterstützen im nächsten Schritt dabei, ein konkretes Bild über die benötigten Rollen und Kompetenzen zu zeichnen.

 

Schritt 3: Erhebung des Soll-Bilds

Gestalten Sie Zukunftsszenarien für Ihr Unternehmen und ermitteln Sie in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeiter:innen, welche Jobfamilien und Rollenprofile künftig benötigt werden. Mit Blick auf aktuelle Trends können Sie die gesammelten Informationen strategisch nutzen und entscheiden, welche Jobfamilien und Kompetenzen an Bedeutung gewinnen oder verlieren und Mengengerüste ableiten.

 

Schritt 4: Bilanzziehen

Vergleichen Sie nun die derzeitige Belegschaft und deren Kompetenzen mit denen, die in Zukunft benötigt werden. Wo gibt es Defizite oder Überschüsse? Der Bedarf an Kompetenzen kann sinnvoll kategorisiert werden, gegebenenfalls im Abgleich mit bestehenden Karriere- und Entwicklungspfaden.

 

Schritt 5: Veränderung initiieren

Überlegen Sie sich, welche Maßnahmen mittel- und langfristig Abhilfe in Bezug auf die aufgedeckten Diskrepanzen schaffen. Für die Erarbeitung von konkreten Maßnahmen eignen sich Workshops mit den HR-Verantwortlichen und relevanten Schlüsselpersonen. Dabei sollten die zu setzenden Schritte eindeutig definiert sein und Punkte wie Vorgehensweise, betroffene Jobfamilien, Verantwortliche, erwartete Dauer und Zielerreichung umfassen. Tipp: Nutzen Sie bereits vorhandenes Potenzial im Betrieb und entwickeln passende Mitarbeitende weiter, um künftigen Bedarf zu decken. Das ist nicht nur kostengünstiger als eine externe Stellenbesetzung, sondern stärkt auch die Mitarbeitenden-Bindung aufgrund spannender Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Arbeitgeber:innenattraktivität spielt bei der strategischen Personalplanung eine gewichtige Rolle. „Grundsätzlich ist die Rolle der angemessenen Entlohnung als Motivationsfaktor nicht zu unterschätzen. Auch Benefits wie Gewinnbeteiligung, Essenszuschuss, Öffiticket oder Home Office drücken Wertschätzung gegenüber den Dienstnehmenden aus und erhöhen gleichzeitig die Attraktivität des:der Arbeitgebenden“, gibt der Spezialist zu bedenken.

In einem kontinuierlichen Prozess wird mittels der strategischen Personalplanung also nicht nur die Mitarbeiter:innenzufriedenheit der aktuellen Belegschaft verbessert, sondern es entsteht ein zukunftsfittes Team, dessen volles Potenzial genutzt wird. Ziel ist ein ebenso resilientes wie agiles und damit nachhaltig wachsendes Unternehmen.

 

 


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