Von Markus Habernig, Senior Consultant und Christopher Houben, Senior Manager, BDO | 20.11.2020
Die firmenübergreifende Weltformel im Controlling existiert nicht. Jedes Unternehmen hat seine Eigenheiten, die jedenfalls berücksichtigt werden müssen. Unterschiedliche Geschäftsmodelle, Strategien und Wertetreiber machen den Aufbau eines spezifisch gestalteten Steuerungskonzepts unumgänglich. Nichtsdestotrotz gibt es Grundprinzipien und Best Practices, die sich im Controlling bewährt haben, wie auch Fallstricke, die vermieden werden müssen.
Die DOs: Ohne eine saubere Datenbasis werden Zusammenhänge falsch interpretiert und das Steuerungskonzept kann nicht umgesetzt werden
Saubere Datenbasis: Nur wer sich stets auf die Datengrundlage verlassen kann, dem wird es gelingen, die richtigen Schlussfolgerungen zu treffen. Sofern die Datenintegrität in den Systemen nicht gewährleistet ist, muss sofort gehandelt werden, da man andernfalls Gefahr läuft, Entscheidungstragenden im Unternehmen falsche Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies kann weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, die mitunter die finanzielle Stabilität des Unternehmens beeinträchtigen können.
Verständnis für Wertetreiber und Zusammenhänge im Unternehmen
Das Geschäftsmodell des Unternehmens muss allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen klar sein. Hierbei sind neben den Financials auch Non Financials wichtig:
- Wie wird der Umsatz erwirtschaftet?
- Wie wirkt sich zusätzlicher Umsatz auf die Kosten aus?
- Durch welche Faktoren wird die Kundenzufriedenheit beeinflusst?
- u.v.m.
Das Unternehmenscontrolling wird in diesem Zusammenhang zum funktions-übergreifenden Vermittler im Unternehmen und kann so nachhaltig zum Unternehmenserfolg beitragen.
Integrierte Betrachtung, Berücksichtigung von Szenarien im Steuerungskonzept
Controlling darf nicht als statischer Prozess verstanden werden. Ganz im Gegenteil gilt es die Dynamik des Marktumfelds im notwendigen Detailgrad unter anderem in der kurz- und mittelfristigen Planung miteinzubeziehen. Das A und O in diesem Zusammenhang ist die integrierte Betrachtung (GuV bzw. Erfolgsrechnung, Cashflow, Bilanz) unter Berücksichtigung von verschiedenen Szenarien. Nur wenn Unsicherheiten (Möglichkeit einer Rezession, negative Umsatzentwicklung in einzelnen Businesssegmenten etc.) adäquat abgebildet sind, gelingt es, rechtzeitig die passenden Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Die DON’Ts: Logikbrüche und Abkürzungen rächen sich, Unübersichtlichkeit schafft Verwirrung und Qualität ist kein Einmaleffekt.
Logikbrüche
Sollten bspw. zielgruppenspezifische Reportingstrukturen aufgebaut werden, ist es von äußerster Wichtigkeit, dass diese der Logik der allgemeinen Reports folgen. Andernfalls kommt es dazu, dass in bereichsübergreifenden Meetings unnötig Ressourcen in die Diskussion über die Datenwahrheit fließt („Was sind denn jetzt die richtigen Zahlen?“).
Unübersichtliche Anzahl von Reports
Eine Überflutung der Führungskräfte mit zu vielen Berichten führt meist dazu, dass diese keine Beachtung finden und als „Spam“ wahrgenommen werden. Daher besser auf wenige, zielgerichtete Reports setzen und diese laufend an die Bedürfnisse der Zielgruppe(n) anpassen und verbessern.
Keine Qualitätschecks
Controlling braucht Qualitätskontrolle - und zwar immer. Durch ein 4-Augen-Prinzip, Checksummen oder ähnliches können die notwendigen Querchecks geschaffen werden, die für eine richtige Darstellung und Interpretation der Daten notwendig sind.
Außerdem - NICE TO HAVE: Die Extra-Meile im Controlling zahlt sich aus!
Wissensmanagement
Wenn Schlüsselarbeitskräfte das Unternehmen verlassen, herrscht oft das große Rätselraten, wie gewisse Prozesse in der Vergangenheit erledigt wurden. Eine umfassende Prozessdokumentation kann hier zur Erleichterung von Übergaben/Schulungen beitragen und auch den Ausgangspunkt für Prozessverbesserungen bilden.
Saubere Zuordnung von Sondereffekten
Sondereffekte tragen zur Verschlechterung/Verbesserung des Ergebnisses bei (Veräußerungen von Betriebsvermögen, außergewöhnliche Geschäftsverläufe etc.) und können so den Blick auf den wahren Zustand des Unternehmens maßgeblich verschleiern. Durch eine Business-Unit-Zuordnung (ein generelles Tracking der Sondereffekte ist jedenfalls ein Must Have) dieser Sondereffekte kann ein Verständnis für den bereinigten Jahresüberschuss in eben diesen Unternehmensbereichen sichergestellt werden und so einen etwaigen Sanierungsbedarf aufgedeckt werden.
Zusammenfassend
- Die Einzigartigkeit von Unternehmen bzw. ihres Umfelds verlangt ein adaptives Steuerungskonzept, das die jeweiligen Eigenheiten widerspiegelt.
- Ohne eine zuverlässige Datenbasis ist auch das multidimensionalste und adaptivste Steuerungskonzept zum Scheitern verurteilt.
- Nur wer Zusammenhänge im Unternehmen versteht, kann zum richtigen Zeitpunkt die Aufmerksamkeit auf die richtigen Bereiche lenken.
- Eine Überflutung der Führungskräfte mit einer unübersichtlichen Anzahl von Reports wirkt kontraproduktiv, speziell wenn diese einer unterschiedlichen Logik folgen – „Was sind denn jetzt die richtigen Zahlen?“
- Eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation der laufenden Controllingaufgaben kann nicht nur die notwendigen Qualitätschecks sicherstellen, sondern auch helfen, Fluktuationen im Unternehmen besser zu bewältigen.
- Nur wer Sondereffekte nachvollziehen und die Dynamik des Marktumfelds durch Szenarien abbilden kann, dem wird es gelingen, Unsicherheiten adäquat zu berücksichtigen.
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