Advertorial von Verena Nitschinger und Karl Stückler, erschienen in DIE PRESSE am 7. März 2023.
Für Unternehmen stellt sich die Frage, ob das Verwenden von Cloud-Speichersystemen zulässig ist.
Rechtsgrundlagen und Datenträgerbegriff
Die Aufbewahrung von Geschäftsbriefen kann gemäß Bilanz- und Steuerrecht auch auf Datenträgern erfolgen. Dies gilt ebenso für Buchungsbelege und Inventuraufzeichnungen. Bilanzen, Inventare oder Abschlüsse sollen aufgrund ihres wichtigen Dokumentationscharakters trotz voranschreitender Digitalisierung grundsätzlich weiterhin auf Papier erstellt und im Original aufbewahrt werden. Es ist jedoch mittlerweile gängige Praxis, z.B. Bilanzen elektronisch zu erstellen, mittels qualifizierter elektronischer Signatur zu unterzeichnen und in dieser Form aufzubewahren.
Eine Definition des Begriffs „Datenträger“ wurde vom Gesetzgeber ausdrücklich nicht vorgenommen, um offen für künftige technische Entwicklungen zu bleiben. Aus den Gesetzesmaterialien und einem Erlass des BMF ergibt sich allerdings, dass unter diesen Begriff „elektronische Datenträger je nach dem Stand der Technik“ fallen. Wichtig ist, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung eingehalten werden und die Revisionssicherheit der Daten sichergestellt ist.
Cloud-Speichersysteme als Datenträger
Über die Cloud kann geräte- und standortunabhängig auf IT-Leistungen wie Software, Speicherplatz oder Rechnerkapazität zugegriffen werden. Diese IT-Services sind wiederum auf Servern abgelegt, deren Standort sich im In- und Ausland befinden kann. Die Cloud entspricht dem neuesten Stand der Technik und ist in der Praxis aufgrund ihrer Kosteneffizienz, der hohen und ständig aktualisierten Sicherheitsstandards vonseiten der Betreiber und aufgrund des mühelosen Zugriffs auf Dokumente beliebt. Cloud-Speichersysteme erfüllen den bilanz- und steuerrechtlichen Datenträgerbegriff und eignen sich somit zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung eingehalten werden und die Revisionssicherheit der Daten sichergestellt ist. Der österreichische Gesetzgeber hat sich jedoch bisher nicht ausdrücklich zur Zulässigkeit von Cloud-Speichern als Datenträger geäußert. Dahingegen hat das deutsche Finanzamt die Verwendung der Cloud bereits für zulässig befunden.
Zulässigkeit des Serverstandorts
Bei Nutzung von Cloud-Speichern mit Serverstandort in einem anderen Staat verlagert sich der Ort der Aufbewahrung ins Ausland. Die aktuelle Gesetzeslage ermöglicht eine Aufbewahrung von Unterlagen im Ausland ohne behördliche Genehmigung. Es liegt daher im Ermessen der Unternehmer:innen, einen Cloud-Anbieter mit geeigneten Serverstandorten hinsichtlich Daten- und Rechtssicherheit auszuwählen. Über die bilanz- und steuerrechtlichen Vorschriften hinausgehende Regelungen zur Rechts- und Datensicherheit - insbesondere die DSGVO - sind in jedem Fall einzuhalten, weshalb ein Serverstandort innerhalb der Europäischen Union anzuraten ist. Auch muss der ausschließlich berechtigte Zugriff auf in der Cloud abgespeicherte, aufbewahrungspflichtige Unterlagen sichergestellt sein.
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