Neben vielen anderen Aufgaben ist von den Kommunen mit 1.1.2020 auch die VRV 2015 umsetzen. Ist das Vermögen nach den neuen Regeln erfasst und bewertet, muss dieses auch weiterhin aktuell gehalten werden. Neben der Anlagebuchhaltung sind auch weitere Bereiche und Prozesse im Rechnungswesen betroffen.
Die VRV-Fitness in Bezug auf die Organisation des Rechnungswesens kann unter anderen nach den folgenden Punkten beurteilt werden:
Sicherstellung der laufenden und richtigen Erfassung von Sachanlagen und immateriellen Vermögenswerten: Den größten Umstellungsaufwand stellt die rückwirkende Erfassung und Bewertung des Sachanlagevermögens dar. Doch damit ist es nicht getan. Das Anlageverzeichnis ist ab dem 1.1.2020 laufend aktuell zu halten. Damit müssen sowohl Neuanschaffungen richtig verbucht werden als auch Gegenstände, die nicht mehr genutzt werden, ausgebucht werden.
Gerade im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung ist es wichtig, den Überblick zu bewahren. Zwar haben die einzelnen Gegenstände verglichen mit anderen Vermögenswerten wie bspw. den Straßen einen eher geringeren Wert, doch es kann die hohe Anzahl an Gegenständen in viel Arbeitsaufwand enden. Daher gilt es, sich hier eine klare Systematik festzulegen und beizubehalten, wie gezählt und verbucht wird.
Beispiel:
Die Gemeinde A hat die Einrichtung der Volksschule je Klassenzimmer mit einer Gruppenbewertung durchgeführt. Es wurden die Tische, Stühle und Kästen mit einem Wert pro Klasse bewertet. Diese Vorgehensweise muss nun beibehalten werden. Nachbeschaffungen einzelner Stühle stellen dann einen Aufwand dar. Erst wenn eine Schulklasse neu ausgestattet wird, wird der alte Vermögenswert ausgebucht und der neue eingebucht bzw. aktiviert. Alle 3 bis 5 Jahre sollte eine Kontrolle stattfinden, ob die angeführten Gegenstände auch tatsächlich noch in Verwendung sind.
Die Gemeinde B hat bereits nach VRV 1997 ein genaues Anlageverzeichnis geführt, welches auch dem neuen System entspricht. Daher werden alle Vermögenswerte mit einer Restnutzungsdauer von bis zu 10 Jahren übernommen. Dies ist nach § 38 VRV 2015 möglich. Da hier die Vermögensgegenstände einzeln erfasst sind, wird die Vorgehensweise beibehalten. Jede Anschaffung über die Geringfügigkeitsgrenze wird einzeln aktiviert. Wenn einzelne Gegenstände ausgeschieden werden, muss dies auch in der Anlagenbuchhaltung berücksichtigt werden. Alle 3 bis 5 Jahre sollte eine Kontrolle stattfinden, ob die angeführten Gegenstände auch tatsächlich noch in Verwendung sind.
Die Gemeinde C nimmt im Zuge der Eröffnungsbilanz alles bereit VOR dem 1.1.2020 angeschafften Gegenstände mit einem Festwertverfahren auf und entscheidet alle AB 1.1.2020 neu angeschafften Gegenstände einzeln aufzunehmen und dann laufend abzuschreiben. Jede Anschaffung über die Geringfügigkeitsgrenze wird aktiviert. Wenn einzelne Gegenstände ausgeschieden werden, muss dies auch in der Anlagenbuchhaltung berücksichtigt werden. Die Gemeinde hat laufend bzw. spätestens einmal im Jahr die Anlagegüter zu inventarisieren.
Sicherstellung, dass der Rechnungsabschluss und die neuen Abschlussbuchungen rasch und richtig durchgeführt werden können: Dazu gehören insbesondere Abschreibungen, Bewertungen von Beteiligungen sowie Rückstellungen. Hier gilt das Motto: Vor dem Rechnungsabschluss ist nach dem Rechnungsabschluss. Daher sollte nicht erst im Dezember 2020 damit begonnen werden, sondern schon das ganze Jahr auf eine übersichtliche, zeitnahe Buchführung geachtet werden. Womöglich sind die Vorkehrungen dafür schon jetzt zu treffen. Dazu zählen unter anderem:
- eine Bereinigung der Geschäftspartner, dh. Einzelpersonen, Firmen usw. sollten nach Möglichkeit nur einmal im System angelegt sein
- laufende Abschreibungen von nicht einbringlichen Forderungen,
- ein standardisiertes, automatisiertes Mahnwesen,
- eine rasche elektronische Ersterfassung von in Papier eingelangten Eingangsrechnungen und eine möglichst medienbruchfreie, digitale Weiterverarbeitung,
- die elektronische Erstellung von Vorschreibung bzw. Fakturen,
- generell hilft ein hohes Maß an Standardisierung und Automatisierung bei allen Tätigkeiten.
Generell, sollte der Systembruch zwischen dem 31.12.2019 (VRV 1997) und dem 1.1.20202 (VRV 2015) für Bereinigungen genutzt werden. Falls bspw. mehr einbringbare schließliche Einnahmenreste aus Vorjahren in den Büchern mitgeführt werden, so können diese auf den aktuellen Stand gebracht werden, ohne das laufende Ergebnis zu belasten.