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Lohnsteuer

31 Juli 2018

Verbilligte Mahlzeiten für Mitarbeiter – Die Fallstricke für Unternehmen

Viele Arbeitgeber möchten Ihren Arbeitnehmern als zusätzlichen „Benefit“ zum normalen Gehalt einen Zuschuss zu den Kosten für das Mittagessen geben oder die Kosten dafür sogar ganz übernehmen. Wird dieser Zuschuss richtig gestaltet, kann dieser Vorteil aus dem Dienstverhältnis den Mitarbeitern steuerfrei gewährt werden. Der Zuschuss kann (gemäß § 3 Abs 1 lit 17 EStG) in den folgenden drei Varianten erfolgen:

  1. Mahlzeiten werden den Mitarbeitern am Arbeitsplatz vergünstigt oder kostenlos zur Verfügung gestellt
  2. Mitarbeiter erhalten pro Arbeitstag einen Gutschein in der Höhe von max. EUR 4,40 für Restaurants (Menügutscheine)
  3. Mitarbeiter erhalten pro Arbeitstag einen Gutschein in der Höhe von max. EUR 1,10 für Lebensmittelgeschäfte (Lebensmittelgutscheine)

Der Zuschuss kann nur dann steuerfrei gewährt werden, wenn eine dieser Varianten umgesetzt wird, die jeweils an bestimmte weitere Voraussetzungen gekoppelt ist.

Um die Steuerfreiheit von Gutscheinen bis zu einem Betrag von täglich EUR 4,40 zu gewährleisten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Gewährung erfolgt freiwillig, d.h. es besteht darauf kein Rechtsanspruch.
  • Die Einlösung der Gutscheine kann nur an Arbeitstagen erfolgen.
  • Es kann pro Arbeitstag maximal ein Gutschein eingelöst werden.
  • Es muss sichergestellt sein, dass die Speisen nicht mit nach Hause genommen werden können.
  • Die Einlösung der Gutscheine erfolgt nur in Gaststätten, die ein „Vollmenü“ (Suppe oder Vorspeise und Hauptspeise) anbieten.

Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, kann es im Zuge einer Lohnsteuerprüfung (GPLA) zu Beanstandungen und somit zur Versagung der Steuerfreiheit kommen. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern durch eine Werksküche oder eine Kantine ein Mittagsmenü zur Verfügung oder lässt der Arbeitgeber das Essen an den Arbeitsplatz liefern, ist dieser Vorteil aus dem Dienstverhältnis ebenfalls steuerfrei.

Vor Kurzem hatte der VwGH zu beurteilen, ob die Gewährung von vergünstigten Mahlzeiten sowohl
am Betriebsstandort als auch im Nahebereich von Baustellen, an denen Montagearbeiten durchgeführt
wurden, unter die Steuerbefreiung (Variante 1) subsumiert werden können. Gemäß VwGH ist für die freie oder vergünstigte Gewährung von Mahlzeiten, die nicht unter die Gutscheinregelung fallen, die Verköstigung der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz (etwa in betriebseigenen Kantinen) zwingend erforderlich. Werden daher Mahlzeiten außerhalb des Betriebes (z.B. in Gaststätten) vergünstigt bzw. kostenlos den Dienstnehmern zur
Verfügung gestellt, kann eine Steuerfreiheit nur dann gewährt werden, wenn von der Gutscheinregelung
(Variante 2 bzw. 3) Gebrauch gemacht wird.