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Dienstreisen

20 März 2019

Für Dienstreisen ohne A1-Formular können Strafen verhängt werden
Ein hochrangiger Manager aus dem EU-Ausland  ist auf einer mehrtägigen Dienstreise in  Österreich bei einem Kunden. Im Zuge der Kontrolle der Finanzpolizei beim österreichischen Unternehmen kann weder eine sog. A1-Bescheinigung noch eine ZKO-Meldung vorgelegt werden. Es wird ein Verfahren nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) eingeleitet. Der Strafrahmen reicht von EUR 1.000 – 10.000!
Kann das wirklich bei einer Dienstreise passieren? Gilt das auch für Dienstreisen von Österreich ins EU-Ausland?

Was ist eine Dienstreise?
Es ist zwischen dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht zu unterscheiden. Eine Dienstreise nach dem Steuerrecht liegt vor, wenn der Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort (Arbeitsstätte) verlässt, um an anderen Orten die Arbeitsleistung zu erbringen, dort aber keinen weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit begründet. Aus sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht wird auf die Maximaldauer einer Dienstreise abgestellt, um sie von einer Entsendung abzugrenzen. In der Literatur wird bislang der Zeitraum von 13 Wochen vertreten.


Was ist eine Entsendung?
Sozialversicherungsrechtlich ist der Begriff nicht exakt definiert. Unter einer Entsendung versteht wird allgemein die weisungsbezogene Aufnahme einer Tätigkeit in einem anderen EU-Staat für ein inländisches Unternehmen im Rahmen eines Dienstverhältnisses nach dem ASVG verstanden.

Allerdings gibt es für die Entsendung keine Untergrenze. Auch eine Entsendung von wenigen Stunden in ein anderes EU-Mitgliedsland ist eine Entsendung im Sinne der dafür geltenden EU-Verordnung (EU-VO 883/2004). Diese gilt zwar schon seit 15 Jahren, allerdings dürfte sich nun die Verwaltungspraxis in vielen EU-Staaten geändert haben. Im Zuge der Flüchtlingskrise wird der Begriff der Entsendung streng ausgelegt und auch verstärkt kontrolliert.
Jede Dienstreise in einen anderen EU-Staat ist eine Entsendung - auch wenn sie nur einen Tag dauert! Es ist ausnahmslos ein A1-Formular mitzuführen!

Die Dienstreise von Österreich in die EU
Für jede Dienstreise von Österreich in einen anderen EU-Staat ist eine A1-Bescheinigung bei der zuständigen Gebietskrankenkasse zu beantragen und mitzuführen. Das Formular A1 dient als Bescheinigung darüber, welche nationalen Rechtsvorschriften auf die jeweilige Person anzuwenden sind.

Was passiert, wenn kein A1-Formular vorliegt?
Es kommt das Sozialversicherungsrecht des EU-Staats zur Anwendung. Für die Dauer der Dienstreise müssen Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Falls der Dienstgeber belegen kann, dass vorab eine Beantragung des  A1-Formulars nicht möglich war (z.B. wenn die Dienstreise unverzüglich angetreten werden musste), ist eine nachträgliche Beantragung noch möglich. Dann kann die Rückabwicklung auch durchgeführt werden.

ACHTUNG!
In einigen EU-Staaten wird aber bei Nichtvorlage einer A1-Bescheinigung bereits eine Geldstrafe von bis zu EUR 10.000 verhängt!

In diesem Fall kann durch eine nachträgliche Beantragung der A1-Bescheinigung die Sozialversicherung zwar saniert werden (abgeführte Beiträge werden rückerstattet und der Sozialver-sicherungsschutz in Österreich wird wiederhergestellt), aber die Geldstrafe bleibt.

Die Dienstreise von einem EU-Staat nach Österreich
Für jede Dienstreise nach Österreich ist vom Unternehmen im  EU-Ausland eine A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger zu beantragen und dann mitzuführen.

Was passiert, wenn kein A1-Formular vorliegt?
Das Sozialversicherungsrecht Österreichs kommt zur Anwendung. Es gelten die oben angeführten Konsequenzen in umgekehrter Wirkung sowie die Möglichkeit der nachträglichen Sanierung.
Zusätzlich muss eine sog. ZKO3-Meldung an die zentrale Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen erfolgen. Folgende Dienstreisen sind davon ausgenommen:

• Teilnahme an geschäftlichen Besprechungen ohne die Erbringung von Dienstleistungen
• Teilnahme an Seminaren und Vorträgen ohne die Erbringung von Dienstleistungen
• Teilnahme an Messen (nicht jedoch der Auf- und Abbau)
• Besuch von Kongressen und Tagungen
• Tätigkeiten innerhalb eines Konzerns, sofern der dienstreisende Mitarbeiter ein monatliches Bruttogehalt von mindestens EUR 6.525 (Wert 2019 – wird jährlich erhöht) bezieht

Am Arbeitsort müssen für die Dauer der Dienstreise auch Unterlagen bereitgehalten werden, die eine Überprüfung der Lohneinstufung ermöglichen  (z.B.  Arbeitsvertrag, Lohnzettel, Lohnkonto, Arbeitszeitaufzeichnungen), wenn keine der oben angeführten Ausnahmen vorliegt.

Was passiert, wenn die ZKO3-Meldung unterbliebt?
Es kann eine Geldstrafe nach dem LSD-BG von bis zu EUR 10.000 pro Arbeitnehmer, im Wiederholungsfall bis zu EUR 20.000 pro Arbeitnehmer verhängt werden. Diese Verpflichtungen bei einer Dienstreise nach Österreich treffen ausschließlich den ausländischen Arbeitgeber.