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Was Privatstiftungen als Bauherren von Immobilien beachten sollten

15 April 2016

Internationale Studien von Transparency International belegen, dass die Bau- und Immobilienbranche zu den am stärksten von Korruption und Bestechung betroffenen Branchen zählt. Eigene Erfahrungen bei privaten Bauprojekten mögen bei vielen von uns diesen Eindruck bestätigen.

Die Rolle als Bauherr ist ja gerade deswegen mit erhöhten Risiken verbunden, weil die Abwicklung von Immobilienprojekten in der Regel nicht zum täglichen Geschäft gehört. Es überrascht daher nicht, dass die Errichtung einer Immobilie durch eine Privatstiftung erst recht zu einer wirklich großen Herausforderung werden kann: Diese verfügt wohl im Regelfall – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nicht über eigene fachliche Bauexpertise innerhalb des Stiftungsvorstands. Während der Vorstand in Unternehmen auf seine Mitarbeiter zurückgreifen kann, steht der Stiftungsvorstand oftmals im wahrsten Sinne des Wortes alleine da. Gerade in Zeiten extrem niedriger Zinsen können sich aber auch bei Privatstiftungen Überlegungen hinsichtlich der Errichtung von Immobilien und deren Vermietung ergeben – Stichwort „Betongold“.

Wie schützt man sich nun als Stiftungsvorstand am besten davor, Opfer von dolosen Handlungen zu werden und anvertrautes Vermögen zu riskieren? Auch wenn in der Regel für die Bauabwicklung wohl ein Generalunternehmen beauftragt wird und sich der Stiftungsvorstand nicht selbst um einzelne Gewerke kümmern wird, sollte er die grundlegenden spezifischen Risiken in der Bau- und Immobilienwirtschaft kennen. Nur dann kann der Stiftungsvorstand überhaupt zielgerichtet Überlegungen anstellen, welche Gegenmaßnahmen aus Kosten-/Nutzen-Gesichtspunkten ins Auge gefasst werden können.

Lange, teure und unsichere Planungs- und Bewilligungsprozesse stellen ein grundsätzliches inhärentes Risiko bei einer Vielzahl von Bauprojekten dar. Die Gefahr einer missbräuchlichen Beeinflussung durch die zahlreichen involvierten Parteien mit ihren individuellen Interessen ist evident. Bewegt man sich als Privatstiftung schon zu Beginn des Projekts im rechtlichen Graubereich, ist das erfahrungsgemäß kein gutes Omen für die nachfolgende „heiße“ Bauphase.

Neben einer eingehenden Prüfung des engagierten Generalunternehmers empfiehlt es sich, Subauftragnehmer und allfällige Vermittler genauso kritisch zu prüfen. So manch ausgefallene architektonische Lösung kann die (manchmal durchaus bewusst gesteuerte) Nebenwirkung haben, dass nur eine einzige Baufirma in der Lage ist, den Plan auch technisch in die Praxis umzusetzen. So kann der grundsätzliche Vorteil, dass Planer und Baufirma sich gut kennen, auch zum Nachteil gereichen. Die Angebotsprüfung selbst kann sich zweifelsohne zu einer eigenen Wissenschaft entwickeln. Dafür gibt es Experten, die sich damit laufend beschäftigen. Nichtsdestotrotz empfiehlt es sich für den Stiftungsvorstand, bestimmte einfache Plausibilitätsprüfungen und Vergleiche selbst anzustellen.

Lang laufende Bauprojekte mit großen Summen lassen generell missbräuchliche Handlungen leichter verschleiern. Eine zeitnahe, genaue Kostenverfolgung – idealerweise durch unabhängige Experten - ist daher unumgänglich. Auch wenn es auf den ersten Blick oftmals übertrieben und zu aufwändig erscheint, ist eine durchgängige Dokumentation und Protokollierung von identifizierten Problemen und Diskussionspunkten während der Bauphase unumgänglich. Der für die Wirtschaftsprüfung geltende Grundsatz „Not documented – not done“ gilt leicht modifiziert mit „Not documented – no problem identified“, wenn es um die Frage von Mängeln in der Leistungserfüllung geht. Im Nachhinein ist es immer schwierig, Nachweise zu bringen.

Auch gilt es, das Prozedere zur Genehmigung von allfälligen Zeit- und Kostenüberschreitungen während der Bauphase vorab genau festzulegen, da erfahrungsgemäß hier erhebliches Potential für missbräuchliche Aktionen schlummert. Ein klarer und transparenter Prozess kann hier auch präventiv abschreckend wirken.

Ganz generell lässt sich festhalten, dass ein konsequentes Projektmanagement auf Seiten des Stiftungsvorstands bei der Errichtung von Immobilien unumgänglich ist. Es empfiehlt sich daher, die Verantwortlichkeiten genau zu definieren und ein eigenes Projektteam einzurichten, das Grundvoraussetzung für eine professionelle Abwicklung ist. Denn nur eine Immobilie, die im budgetierten Kostenrahmen bleibt, wird letztlich auch die erhoffte Rendite für die Stiftung bringen.