Eine Betriebsprüfung steht an

Im Rahmen einer Außenprüfung (geläufiger ist die Bezeichnung Betriebsprüfung) überprüfen die Abgabenbehörden Ihre ordnungsgemäße Buchführung sowie sämtliche für die Steuer relevanten Aufzeichnungen. Hierbei wird überprüft, ob alle Steuern entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gezahlt wurden. Wurden nach Ansicht des:der Betriebsprüfers:in zu geringe Abgaben gezahlt, werden diese nachgefordert. Im Regelfall umfasst die Außenprüfung dabei die letzten drei Veranlagungsjahre.  Geprüft werden in erster Linie Unternehmer:innen, es kann aber jede:r Steuerpflichtige überprüft werden. Welche Steuerpflichtigen konkret überprüft werden, kann die Finanzverwaltung mittels mathematischen Zufallssystems, anhand der zuletzt stattgefundenen Prüfung, aufgrund von Verdachtsmomenten oder besonderer Risikoanalysen bestimmen.

 

Phasen der Betriebsprüfung

1. Beginn

Die Betriebsprüfung muss Ihnen in der Regel mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn angekündigt werden. Meist werden Sie telefonisch verständigt, Sie können aber auch schriftlich benachrichtigt werden. Verfügt Ihr: e Steuerberater:in über eine beim Finanzamt hinterlegte Zustellvollmacht, kann auch diese:r statt Ihnen über die anstehende Betriebsprüfung informiert werden. Grundsätzlich kann die Betriebsprüfung jederzeit stattfinden, die Abgabenbehörde muss jedoch auf den zu prüfenden Betrieb Rücksicht nehmen. Liegen wichtige Gründe vor, kann eine angekündigte Betriebsprüfung verschoben werden (z.B. bei gleichzeitig stattfindender Jahresabschlussprüfung, Kapazitätsmängeln aufgrund wichtiger Bilanzierungsarbeiten, urlaubs- sowie krankheitsbedingter Abwesenheiten oder Hochsaison im Betrieb).   

Damit die Betriebsprüfung beginnen kann, muss sich der:die zuständige Prüfer:in ausweisen und den schriftlich ausgefertigten Prüfungsauftrag vorweisen. Nach dessen Unterzeichnung wird der Beginn der Betriebsprüfung festgehalten. Insbesondere im Zusammenhang mit dem Erstatten einer Selbstanzeige ist der Zeitpunkt des Beginns der Betriebsprüfung bedeutend. Bis zum Beginn der Betriebsprüfung können Finanzstraftaten mit strafbefreiender Wirkung durch Selbstanzeige offengelegt werden. Wird die Selbstanzeige erst nach Ankündigung der Prüfung erstattet, entfaltet diese ebenso strafbefreiende Wirkung. Allerdings sind dann erhöhte Abgaben, gemessen am verkürzten Betrag, zu leisten. Ab Beginn der Betriebsprüfung ist für vorsätzliche Vergehen keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr möglich. Lediglich eine Strafmilderung kommt in Betracht. Für grob fahrlässige Vergehen kann weiterhin Selbstanzeige eingebracht werden, was allerdings wiederum eine Abgabenerhöhung nach sich zieht.

 

2. Während der Betriebsprüfung

Die physische Betriebsprüfung findet grundsätzlich in Ihren Betriebsräumlichkeiten statt. Ist eine Prüfung in den Räumlichkeiten Ihrer:es Steuerberaters:in zweckmäßiger (z.B. aus Mangel an geeigneten Räumen im Betrieb), kann die Betriebsprüfung auch dort stattfinden. Dennoch kann der:die zuständige Prüfer:in von seinem Recht Gebrauch machen, Ihren Betrieb zu besichtigen.

Während die Betriebsprüfung läuft, trifft Sie oder gegebenenfalls Ihre:n Steuerberater:in eine Offenlegungs- und Wahrheitspflicht sowie eine umfassende Mitwirkungspflicht. Relevante Dokumente und Aufzeichnungen (z.B. Belege, Grundaufzeichnungen, Kassen- und Wareneingangsbücher) sind vorzulegen und auf Fragen müssen Sie bzw. Ihr:e Steuerberater:in wahrheitsgemäß antworten. Ebenso darf sich der:die Betriebsprüfer:in an Ihre Mitarbeitenden wenden. Dabei gilt insbesondere zu beachten, dass Auskünfte im Rahmen informeller Gespräche ebenso im Abgabenverfahren verwendet werden dürfen.

Die Dauer der Betriebsprüfung hängt entscheidend von der Größe Ihres Betriebs und den aufgeworfenen Fragen ab. Zeitspannen von Tagen bis hin zu Monaten oder in Extremfällen sogar Jahren sind denkbar.

 

3. Ende

Nach Ende der Betriebsprüfung wird eine Schlussbesprechung über die Ergebnisse der Betriebsprüfung abgehalten. Zur Schlussbesprechung sind Sie bzw. Ihr:e zur Vertretung berechtigte:r Steuerberater:in schriftlich zu laden. Eine telefonische oder via E-Mail übermittelte Ladung ist unzulässig. Die Schlussbesprechung findet i.d.R. bei einem Finanzamt statt. Im Einvernehmen kann sie ebenso in Ihren Betriebsräumlichkeiten oder in den Kanzleiräumlichkeiten Ihres:r Steuerberaters:in abgehalten werden. In der Schlussbesprechung muss der:die Betriebsprüfer:in Ihnen bzw. Ihrer:Ihrem Steuerberater:in die Ergebnisse erläutern. Dabei haben Sie oder Ihr:Ihre Steuerberater:in die Möglichkeit, Anmerkungen zu machen und Ihre Sicht der Dinge darzulegen oder den festgestellten Sachverhalten zu widersprechen. Die Inhalte der Schlussbesprechung werden schließlich in einer Niederschrift festgehalten. Dieser können Sie eine (rechtfertigende) Stellungnahme anschließen.

Schließlich muss der:die Betriebsprüfer:in einen Prüfbericht erstellen, der wiederum die Niederschrift der Schlussbesprechung umfasst. Der Prüfbericht an sich ist kein anfechtbarer Bescheid. In Abgabenbescheiden, die aufgrund einer Betriebsprüfung erlassen werden, wird jedoch häufig begründend auf den Prüfbericht verwiesen.  

Nach abgeschlossener Betriebsprüfung – Was kommt jetzt?

Wie bereits eingangs erwähnt ist das Ziel der Betriebsprüfung, die Richtigkeit der Steuerbemessungsgrundlagen zu überprüfen. Kommt der:die Betriebsprüfer:in zum Ergebnis, dass im geprüften Zeitraum zu wenig Steuern gezahlt wurden, erlässt das Finanzamt für die jeweiligen Jahre neue Abgabenbescheide, mit denen Steuern (sowie in der Regel Zinsen) nachgefordert werden. Der erlassene Abgabenbescheid kann in weiterer Folge durch eine Bescheidbeschwerde angefochten werden. Erhärtet sich der Verdacht eines finanzstrafrechtlich relevanten Vergehens (Abgabenhinterziehung), kann bereits während laufender Betriebsprüfung oder im Anschluss daran ein Finanzstrafverfahren eingeleitet werden.

Achtung: Stolperfalle!

• Unangekündigte Prüfung: Eine Betriebsprüfung sollte mindestens eine Woche vorher angekündigt werden. Sollte der:die zuständige Prüfer:in unangekündigt (bereits mit einem Prüfungsauftrag) Unterlagen und Aufzeichnungen mit Berufung auf eine Betriebsprüfung verlangen, empfehlen wir, diese nicht herauszugeben und auf die Ankündigungsfrist hinzuweisen. Anderes gilt, wenn es sich um ein finanzstrafrechtliches Ermittlungsverfahren handelt.  
• Nicht vorgewiesener Prüfungsauftrag: Ebenso zwingend muss der Prüfungsauftrag vorgewiesen werden. Ohne vorgelegten Prüfungsauftrag darf die Betriebsprüfung nicht beginnen.
• Smalltalk: Es ist zu beachten, dass der:die Betriebsprüfer:in auch Informationen verwenden kann, die er:sie im Rahmen informeller Gespräche mit Mitarbeiter:innen erlangt hat.
• Schlechte Vorbereitung: Sofern Ihnen die Betriebsprüfung ordnungsgemäß angekündigt wurde, sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen informieren und auf die bevorstehende Betriebsprüfung vorbereiten. Erheben Sie, ob es bereits Hinweise auf Verkürzungen in der Vergangenheit gibt, damit noch rechtzeitig eine strafbefreiende Selbstanzeige erstattet werden kann. Des Weiteren ist es jedenfalls sinnvoll, für die Betriebsprüfung relevante Unterlagen vorzubereiten und bereit zu halten. Damit kann vermieden werden, dass der:die Betriebsprüfer:in Sachverhalte möglicherweise unvollständig und damit zu Ihrem Nachteil erfasst. 

 

Checkliste – Eine Betriebsprüfung steht an 

1. Steuerberater:in informieren	Informieren Sie Ihre:n  Steuerberater:in über die bevorstehende Betriebsprüfung.
2- Mitarbeiter:innen informieren	Insbesondere ist es sinnvoll, Bereichsleiter:innen und Key User:innen zu informieren und auf die anstehende Betriebsprüfung aufmerksam zu machen. Mitarbeiter:innen, die in direktem Austausch mit dem:der Betriebsprüfer:in stehen, sollten darauf hingewiesen werden, dass auch aus informellen Gesprächen gewonnene Informationen im späteren Verfahren verwendet werden können.
3. Unterlagen zusammenstellen	Stellen Sie Buchführungsunterlagen und Unterlagen zusammen, die als Bemessungsgrundlage für eine Abgabenschuld herangezogen werden, und verschaffen Sie sich einen Überblick.
4. Genaue Durchsicht der Unterlagen	Sichten Sie für die Betriebsprüfung relevante Unterlagen und prüfen Sie diese auf Ungereimtheiten.
5. Selbstanzeige	Sofern während der Durchsicht der für die Betriebsprüfung relevanten Unterlagen Fehler auffallen, aus denen eine Verkürzung der Abgaben resultiert, sollte eine Selbstanzeige in Betracht gezogen werden. Bei Unsicherheiten und zur Unterstützung empfehlen wir, Ihre:n Steuerberater:in zu kontaktieren.

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