Home Office erfordert Aufrollung der Gehälter

Unser Thema am People Thursday, dem 22. April 2021: 


 

Mit 1. April ist der arbeits- und sozialrechtliche Teil des Homeoffice-Gesetzes in Kraft getreten. Der steuerliche Teil gilt rückwirkend mit 1.1.2021 und zwingt den Arbeitgeber zu einer rückwirkenden Aufrollung bis zum Jahresanfang 2021.


Rückwirkende Erfassung der Home Office-Tage

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Anzahl der Home Office-Tage, die Arbeitnehmende leisten, im Lohnkonto und am Lohnzettel zu erfassen. Es sind lediglich die Anzahl der Home Office-Tage (pro Monat) am Lohnkonto darzustellen. Die Tage (Daten), an denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Home Office war, müssen nicht angegeben werden. Die Dokumentationspflicht besteht unabhängig davon, ob ein Home Office-Pauschale ausbezahlt wird oder nicht.

Damit diese Informationen der Überprüfung der Arbeitnehmerveranlagung dienen können, besteht die Dokumentations- und Meldeverpflichtung des Arbeitgebers unabhängig davon, ob (und in welcher Höhe bzw. für wie viele Tage) ein Home Office-Pauschale steuerfrei ausbezahlt wird. Dies ermöglicht neben der Bemessung des maximal möglichen steuerfreien Home Office-Pauschales auch die Berechnung der mit Home Office zusammenhängenden Werbungskosten. Es soll dadurch eine Erleichterung der Überprüfung der Mindestanzahl an Home Office-Tagen betreffend die Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar sowie der Berechnung der Differenzwerbungskosten geschaffen werden.


Home Office-Pauschale und steuerliche Absetzbarkeit von Mobiliar

Das steuerfreie Home Office-Pauschale beträgt bis zu EUR 3 pro Home Office-Tag und steht pro Kalenderjahr für maximal 100 Tage zu, wodurch sich eine jährliche Obergrenze von EUR 300 ergibt. Ein darüberhinausgehendes Home Office-Pauschale stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Für jene Fälle, in denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von mehreren Arbeitgebern ein Home Office-Pauschale ausgezahlt bekommen, gilt, dass der den Höchstbetrag von insgesamt EUR 300 pro Kalenderjahr übersteigende Teil als steuerpflichtiger Arbeitslohn in der Veranlagung zu erfassen ist.

Voraussetzung dafür, dass der Höchstbetrag von EUR 300 als Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar abgesetzt werden kann, ist, dass Arbeitnehmende an mindestens 26 Arbeitstagen im Kalenderjahr ausschließlich im Home Office tätig sind und dieses Mobiliar am Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung verwenden. Die Höchstgrenze bezieht sich auf sämtliche angeschafften Gegenstände und ist als gedeckelter Maximalbetrag zu verstehen. Die Beurteilung erfolgt für jedes Veranlagungsjahr gesondert, wobei ein Überschreitungsbetrag vorgetragen werden kann. Dies bedeutet, dass Beträge über dem Maximalbetrag von EUR 300 in den nächsten Jahren abgesetzt werden können.


Was ist ein Home Office-Tag?

Ein Home Office-Tag ist ein Arbeitstag, an dem die Arbeitsleistung über den ganzen Tag hinweg ausschließlich im Home Office erbracht wird. Befinden sich Arbeitnehmende an einem Arbeitstag teilweise im Home Office und den restlichen Arbeitstag auf Dienstreise, liegt kein Home Office-Tag vor, da die Arbeitsleistung an diesem Tag nicht ausschließlich im Home Office erbracht wurde. Gleich verhält es sich, wenn Arbeitnehmende an einem Arbeitstag ihre Arbeitsleistung teilweise im Home Office und die restliche Arbeitszeit im Unternehmen erbringen. Erbringen Arbeitnehmende an einem Arbeitstag ihre Arbeitsleistung im Home Office und konsumieren am selben Arbeitstag einen Erholungsurlaub oder nehmen Zeitausgleich in Anspruch, handelt es sich um einen Home Office-Tag. Eine zeitweise Dienstverhinderung an einem Arbeitstag (z.B. Arztbesuch, Begräbnis) schadet der Qualifizierung als Home Office-Tag nicht, wenn der restliche Arbeitstag im Home Office verbracht wird.


Rückwirkende Schätzung zulässig

Aufgrund des rückwirkenden Inkrafttretens mit 1.1.2021 ist es nach Ansicht der Finanzverwaltung für das erste Halbjahr 2021 vertretbar, die Home Office-Tage im Schätzungswege (z.B. aufgrund der Erfahrungswerte der letzten Jahre) anzugeben, sofern der Arbeitgeber bisher noch keine Aufzeichnungen über Home Office-Tage seiner Arbeitnehmenden geführt hat.


Home Office und Pendlerpauschale

Das Home Office-Pauschale steht unabhängig von der Inanspruchnahme des Pendlerpauschale zu. Der Anspruch auf Pendlerpauschale ist von der Anzahl der Tage in einem Kalendermonat abhängig, an denen Arbeitnehmende zur Arbeit fahren. Für einen Arbeitstag kann nicht ein Home Office-Pauschale und ein Pendlerpauschale (sowie Pendlereuro) angesprochen werden. Wird die Tätigkeit beispielsweise annähernd gleich zwischen Home Office und Büro aufgeteilt, so können grundsätzlich beide Pauschalen bei einer durchgehenden Erwerbstätigkeit über das gesamte Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.

 

Unsere BDO Experten für Arbeits- und Lohnsteuerrecht Claudia Sonnleitner und Thomas Neumann beantworten gerne Ihre Fragen.

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