Update: 3G am Arbeitsplatz

Das aktuelle Update vom 18.11. 2021 finden Sie hier.

Unser Thema am People Thursday, dem 4. November 2021:

„Geimpft, getestet oder genesen” gilt seit 1.11.2021 auch am Arbeitsplatz. Die genauen Modalitäten wurden vergangene Woche in der 3. Covid-19-Maßnahmenverordnung festgelegt. Die darin enthaltene Kontrollpflicht des Arbeitgebers steht in einem Spannungsverhältnis zwischen Arbeits- und Datenschutzrecht, lässt viele Fragen offen und führt zu einem Dilemma bei der praktischen Umsetzung.

Neuregelung & Ausnahmen

Klar ist, seit 1.11.2021 dürfen Arbeitnehmende, Inhaber und Betreiber Arbeitsorte, an denen ein physischer Kontakt zu anderen Personen nicht ausgeschlossen werden kann, nur mehr dann betreten, wenn sie über einen 3G-Nachweis verfügen. Dies ist jedenfalls dann der Fall, wenn am Arbeitsort ein unmittelbarer Kundenkontakt besteht oder ein Kontakt zu anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht ausgeschlossen werden kann. Somit gilt die 3G-Regel künftig für fast alle Unternehmen.

Derzeit schon bestehende strengere allgemeine Regelungen, wie z.B. eine 2G- oder 2,5G-Regel in der Nachtgastronomie, bleiben für Kundinnen und Kunden zwar weiterhin aufrecht, für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gilt jedoch die speziellere Regelung für Arbeitsorte, somit 3G. Die Verordnung sieht aber beispielweise vor, dass in der mobilen Pflege- und Betreuungsdienstleistung Tätige auswärtige Arbeitsstellen nur dann betreten dürfen, wenn sie - zusätzlich zum 3G-Nachweis – in geschlossenen Räumen bei Kundenkontakt einen Mund-Nasen-Schutz tragen.

Die 3G-Regel gilt zwar auch für das Betreten auswärtiger Arbeitsstellen, jedoch nicht im Home Office. Ausgenommen von der 3G-Regel am Arbeitsplatz sind zudem auch jene Personen, die höchstens zwei physische Kontakte pro Tag haben, die im Freien stattfinden und jeweils maximal 15 Minuten dauern. Dies könnte z.B. auf LKW-Fahrer, Förster etc. zutreffen.

Nachweis & Kontrolle

Ebenfalls unstrittig ist, dass der 3G-Nachweis Voraussetzung für das Betreten des Arbeitsorts ist und für die Einhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende verantwortlich sind.

Von den Arbeitnehmenden ist der 3G-Nachweis für die Dauer des Aufenthalts am Arbeitsort bereitzuhalten und im Falle einer Kontrolle vorzuweisen.
Den Inhaber der Betriebsstätte bzw. Arbeitsorts trifft eine Kontrollpflicht. Es ist jedoch keine durchgehende Kontrolle im Sinne einer Einlasskontrolle erforderlich. Das Ausmaß der Kontrollpflicht ist von den Umständen des Einzelfalls abhängig. Je nach Größe und Struktur des Betriebs, der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, räumlicher und organisatorischer Beschaffenheit udgl. genügen entsprechende Hinweise, stichprobenartige Kontrollen, Aushänge, mündliche und schriftliche Belehrungen etc. Bei stichprobenartigen Kontrollen muss es sich allerdings um wirksame Kontrollen i.S.d. Covid-19-Maßnahmengesetzes handeln. Dies wird der Fall sein, wenn Kontrollen entweder regelmäßig einzelne Personen (stichprobenartig ausgewählt) betreffen oder in Form von „Schwerpunktkontrollen“ (sporadischen durchgehenden Kontrollen) erfolgen.
Die Gesundheitsbehörde überprüft in Schwerpunktkontrollen sowohl das Vorliegen der 3G-Nachweise der einzelnen Arbeitnehmenden als auch die Einhaltung der Kontrollpflicht des Arbeitgebers.

Sanktionen

Arbeitnehmende, die den Arbeitsort ohne 3G-Nachweis betreten bzw. befahren, begehen eine Verwaltungsübertretung und müssen mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 500 rechnen.

Inhaber einer Betriebsstätte bzw. eines Arbeitsorts, die nicht dafür Sorge tragen, dass die Betriebsstätte bzw. der Arbeitsort nicht entgegen den in der Verordnung festgelegten Voraussetzungen betreten bzw. befahren wird, begehen ebenfalls eine Verwaltungsübertretung und müssen mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 3.600 rechnen.

Datenermittlung & Datenverarbeitung

Die 3.Covid-19-Maßnahmenverordnung ermächtigt den Inhaber der Betriebsstätte bzw. des Arbeitsorts bei der Erfüllung seiner Kontrollpflicht zur Ermittlung gewisser personenbezogener Daten (Name, Geburtsdatum, Gültigkeit bzw. Gültigkeitsdauer des Nachweises und Barcode bzw. QR-Code) und zur Identitätsfeststellung. Eine Vervielfältigung oder Aufbewahrung der Nachweise und der in den Nachweisen enthaltenen personenbezogenen Daten ist jedoch - mit Ausnahme der Erhebung von Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) – unzulässig. Laut Verordnung gilt also für die personenbezogenen Gesundheitsdaten der Arbeitnehmenden grundsätzlich „nur kontrollieren, nicht speichern.“

Bezüglich der Zulässigkeit einer Datenverarbeitung werden jedoch unterschiedliche Rechtsansichten vertreten. Unstrittig ist allerdings, dass zum Nachweis der Einhaltung der Kontrollpflicht und somit zur Vermeidung der drohenden Geldstrafen eine Dokumentation der durchgeführten Kontrollen unabdingbar ist.

Da das DSG bzw. die DSGVO aber äußerst empfindliche Geldstrafen vorsieht, sind jedenfalls auch die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten wie insbesondere die Datensparsamkeit, Zweckbindung und die Speicherbegrenzung zu berücksichtigen. Das bedeutet, es dürfen nur unbedingt notwendigen Daten für den festgelegten und legitimen Zweck verarbeitet werden. Zudem sollte die Anzahl der Personen, die auf diese Daten Zugriff haben, beschränkt und die Daten sollten ehestmöglich wieder gelöscht werden. Darüber hinaus sind die allgemeinen datenschutzrechtlichen Pflichten, wie z.B. die Informationspflicht und die Aufnahme der Datenverarbeitung in das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten einzuhalten.

Wir empfehlen zudem eine Betriebsvereinbarung abzuschließen bzw. in Betrieben ohne Betriebsrat die Zustimmung aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einzuholen.

Übergangsregelung

Der Nachweis der 3G-Regel am Arbeitsplatz ist grundsätzlich ab dem 1.11. zu erbringen. Die Verordnung sieht jedoch eine 14-tägige Übergangsregelung vor: Arbeitnehmende, Inhaber und Betreiber sind bei fehlendem 3G-Nachweis zum durchgehenden Tragen einer FFP2-Maske am Arbeitsort verpflichtet. Ab 15.11.2021 gibt es diese Möglichkeit nicht mehr, dann ist der 3G-Nachweis eine zwingende Voraussetzung für das Betreten des Arbeitsorts.

Geplante Änderung

Obwohl die 3G-Regel am Arbeitsplatz gerade einmal ein paar Tage in Kraft ist, steht angesichts des hohen Infektionsgeschehens auch schon die nächste Verschärfung im Raum. Mit dem Ende der Übergangsfrist, somit ab 15.11.2021, soll aus der 3G-Regel eine 2,5G-Regelung am Arbeitsplatz werden. Das bedeutet, künftig soll das Betreten des Arbeitsorts nur geimpft, genesen oder mit negativem PCR-Test erlaubt sein; Antigentests sollen künftig nicht mehr ausreichend sein. Eine diesbezügliche Änderung der Verordnung bleibt abzuwarten.

Sprechen Sie mit unseren BDO Experten für Arbeits- und Lohnsteuerrecht Claudia Sonnleitner und Thomas Neumann.

claudia.sonnleitner@bdo.at
+43 5 70 375 - 8701

thomas.neumann@bdo.at
+43 5 70 375 - 1720