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  • Whistleblowing

    Whistleblowing Intelligent Solution. BDO Incident Response Tool - WIS-BIRT

Gesetzliche Grundlagen

Die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern wurde vom Europäischen Parlament und Rat verabschiedet und harrt der Veröffentlichung im Amtsblatt. Nach ihrem In-Kraft-Treten wird die Richtlinie bis 15.5.2021 von den EU-Mitgliedstaaten in nationales Recht umzusetzen sein.

Bereits Unternehmen ab 50 Beschäftigten sowie Gemeinden, Landes- und Regionalverwaltungen mit mehr als 10.000 Einwohnern werden zur Einrichtung eines internen Meldesystems verpflichtet. Optional kann das Meldesystem auch Lieferanten oder anderen externen Personen zugänglich gemacht werden. 
Meldungen können telefonisch, elektronisch oder auch persönlich erfolgen. Wesentlich ist hierbei die Gewährleistung des Schutzes der Identität des Hin-weisgebers. Eine Möglichkeit zur anonymen Meldung ist nicht verpflichtend vorgesehen, sollte jedoch bereitgestellt werden.

Der gesetzliche Schutz von Hinweisgebern vor Sanktionen und Repressalien ist nur dann gegeben, wenn der Hinweisgeber die vorgesehenen dreistufigen Meldekanäle einhält. Daher ist ein Mitarbeiter als Hinweisgeber bis auf wenige Ausnahmen  dazu verpflichtet, zuerst den internen Meldeweg zu wählen, wenn er sich selbst vor Konsequenzen schützen möchte. Nur wenn kein interner Meldeweg vorhanden ist oder eine der Ausnahmen gem. Art.13 der Richtlinie erfüllt sind, darf er sich an die zuständige Behörde und in dritter Instanz an die Öffentlichkeit/Medien wenden.
Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber und das Ergreifen erforderlicher Maßnahmen sind von der Organisation zu dokumentieren. Des Weiteren ist der Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten über die getroffenen Maßnahmen und den Status zu informieren.

 

Lösungsansatz

Unsere Plattformlösung „Whistleblowing intelligent Solution – BDO Incident Response Tool“ (WIS-BIRT) ist eine personalisierbare Meldeplattform, die Unternehmen die einfache, nachvollziehbare und ggf. anonyme Kommunikation mit Hinweisgebern ermöglicht.



Die Software wurde von Experten aus den Bereichen Forensics, Risk, Compliance und IT-Advisory entwickelt. Sie verfügt über eine standardisierte Oberfläche mit geführten Fragen, um qualitativ hochwertige Hinweise mit allen erforderlichen Daten für weitere Untersuchungsmaßnahmen zu erhalten. Je nach Kundenwunsch können die Felder personalisiert werden.

Der Hinweisgeber erhält nach seiner Meldung einen eindeutigen Code, mit dem er sich über den Status der Meldung jederzeit informieren kann. Dem Unternehmen ist es mit WIS-BIRT auch möglich, anonym mit Hinweisgebern zu kommunizieren. Die Preisgabe der Identität ist nicht erforderlich. Des Weiteren können auch Dokumente übermittelt werden.

Mit WIS-BIRT ist es zudem möglich, strukturiert Informationen von den Mitarbeitern anhand von individuellen Checklisten zu erheben und zur Analyse der aktuellen Compliance Situation zu verwenden. Damit können Unternehmen proaktiv tätig werden.

WIS-BIRT kann sowohl unternehmensintern als auch extern zugänglich gemacht werden.

 

Technische Daten

  • Software-Plattform
  • Anbindung an JIRA-Ticketsystem
  • Whistleblowing as a Service
     

Key Facts

  • Geeignet und kosteneffizient auch für kleine Unternehmen
  • Personalisierbar
  • Basierend auf dem Ticketsystem JIRA

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