• BDO Hinweisgebersystem

BDO Hinweisgebersystem

„BDO steht nicht nur für höchste Qualität in Sachen Dienstleistung, sondern auch für Vertrauen und offene Kommunikation.“ Peter Bartos, Partner und Geschäftsführer

 

Als eines der größten Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Österreich sind wir uns unserer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst und bekennen uns ausdrücklich zu ausgezeichnetem Service sowie zu moralisch einwandfreiem und ethisch korrektem Verhalten. Wir pflegen innerhalb unserer Organisation eine Politik der „offenen Tür“ sowie des herzlichen und vertrauensvollen Umgangs auf Augenhöhe.

Informationen über tatsächliche oder potenzielle Verstöße innerhalb der BDO Österreich Gruppe können jederzeit mit der fachlich zuständigen Ansprechpartnerin oder dem Ansprechpartner, der bzw. dem Vorgesetzten oder mit einem Mitglied der Geschäftsführung besprochen werden. Dies gilt nicht nur für Verhalten, das unseren Werten zuwiderläuft oder die Qualität gefährdet, die wir unseren Kundinnen und Kunden schulden, sondern auch für begründete Verdachtsmomente des Verstoßes gegen geltende Gesetze sowie interne Anweisungen, Verfahren und Standards.

Allen aktuellen sowie ehemaligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Kundinnen und Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern steht darüber hinaus ein Hinweisgebersystem zur Verfügung, das jederzeit und ortsunabhängig genutzt werden kann, sollten sich Themen ergeben, die man nicht persönlich ansprechen möchte oder kann. Das webbasierte Hinweisgebersystem bietet einen geschützten und verschlüsselten Kommunikationskanal, über den auf Wunsch auch anonym Meldungen über tatsächliche oder potenzielle Verstöße innerhalb der BDO Österreich Gruppe getätigt werden können.


Meldungen bezüglich welcher Verstöße können über das Hinweisgebersystem abgegeben werden?

  • Personalwesen
    Belästigung, Mobbing, Diskriminierung, Gewalt am Arbeitsplatz, Verletzung von Richtlinien zum Umgang mit Drogen und Alkohol, schlechte Behandlung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Bedrohungen und sonstige Formen von Verstößen gegen geltende Gesetze
  • Qualitätssicherung
    potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen gesetzliche und interne Regelungen zur Qualitätssicherung in Bezug auf die von BDO erbrachten Dienstleistungen
  • Datenschutz und Informationssicherheit
    nicht autorisierte oder illegale Nutzung/Übertragung von vertraulichen oder geschützten Informationen bzw. personenbezogenen Daten sowie nicht autorisierte oder unrechtmäßige Manipulation von IT-Netzwerken oder Betriebssystemen
  • Compliance-Verstöße, Geldwäsche, illegales oder unethisches Verhalten
    Verstöße im Bereich der Wirtschaftskriminalität, wenn ein finanzieller Schaden oder Reputationsschaden für das Unternehmen droht
  • Sonstiges
    andere Verstöße, die keiner dieser Kategorien zuzuordnen sind


Wie kann eine Meldung abgegeben werden und wie ist der weitere Ablauf?

Das webbasierte Hinweisgebersystem ist 24/7 über den folgenden Link von extern und intern erreichbar: https://bdo.integrityline.org

Bei der Abgabe von anonymen Meldungen empfehlen wir den Zugriff von außerhalb des Unternehmensnetzwerks.

Über den Button „Eine Meldung abgeben“ wird der Meldeprozess gestartet und der Hinweisgeber wird durch das Formular geführt. Die Meldung kann auf Wunsch anonym oder auch unter Angabe des Namens abgegeben werden. Alle eingehenden Hinweise sowie ggf. sämtliche Informationen zur Person des Hinweisgebers werden streng vertraulich behandelt und nur nach dem Need-to-Know Prinzip für die Durchführung der Untersuchung weitergegeben.


Durch wen erfolgt die Bearbeitung der Meldungen?

Die eingegangenen Hinweise werden von einem definierten Personenkreis innerhalb der BDO Österreich Gruppe bearbeitet. Entsprechend der jeweiligen Meldekategorie wird die Meldung zur Bearbeitung an die fachlich zuständige Ansprechperson aus der Unternehmensführung weitergeleitet und streng vertraulich behandelt.


Am Ende des Meldeprozesses erhält der Hinweisgeber eine automatisch generierte Vorfallnummer und kann ein eigenes Passwort festlegen. Mit diesen Login-Daten erfolgt der Zugriff auf das geschützte   Postfach innerhalb des Hinweisgebersystems. Über das Postfach kann der Hinweisgeber direkt mit dem verantwortlichen Fallbearbeiter in Kontakt treten, während die Anonymität gewahrt wird. Die Möglichkeit des Dialogs ist äußerst wichtig, da möglicherweise weitere Informationen erforderlich sind, um den Vorfall vollständig aufklären zu können.

Die Aufbewahrung der Zugangsdaten (Vorfallnummer und Passwort) ist essenziell, um nach der Abgabe der Meldung weiterhin Informationen zum Vorfall austauschen zu können. Nach der Abgabe der Meldung erhält der Hinweisgeber eine  Eingangsbestätigung des zuständigen Fallbearbeiters über das geschützte Postfach. Zudem wird er über den weiteren Verlauf der Bearbeitung seiner Meldung informiert.
 

BDO stellt sicher, dass Hinweisgeber durch die Abgabe einer Meldung keine Nachteile zu erwarten haben, wenn die Meldung in gutem Glauben abgegeben wurde.