„BDO steht nicht nur für höchste Qualität in Sachen Dienstleistung, sondern auch für Vertrauen und offene Kommunikation“, Peter Bartos, Partner und Geschäftsführer.
Als eines der größten Prüfungs- und Beratungsunternehmen in Österreich sind wir uns unserer gesellschaftlichen Verantwortung bewusst und bekennen uns ausdrücklich zu ausgezeichnetem Service sowie zu moralisch einwandfreiem und ethisch korrektem Verhalten. Wir pflegen innerhalb unserer Organisation eine Politik der „offenen Tür“ sowie des herzlichen und vertrauensvollen Umgangs auf Augenhöhe.
Informationen über vermutete oder tatsächliche Verstöße innerhalb der BDO Austria Gruppe können jederzeit mit der fachlich zuständigen Ansprechperson, mit Vorgesetzten oder mit einem Mitglied der Geschäftsführung besprochen werden. Dies gilt nicht nur für Verhalten, das unseren Werten zuwiderläuft oder die Qualität gefährdet, die wir unseren Kund:innen schulden, sondern auch für begründete Verdachtsmomente des Verstoßes gegen geltende Gesetze sowie interne Anweisungen, Verfahren und Standards.
Allen aktuellen sowie ehemaligen Mitarbeiter:innen sowie Kund:innen, Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen steht darüber hinaus ein Hinweisgeber:innensystem zur Verfügung, das jederzeit und ortsunabhängig genutzt werden kann, sollten sich Themen ergeben, die man nicht persönlich ansprechen möchte oder kann. Das webbasierte Hinweisgeber:innensystem bietet einen geschützten und verschlüsselten Kommunikationskanal, über den auf Wunsch auch anonym Hinweise über vermutete oder tatsächliche Verstöße innerhalb der BDO Austria Gruppe abgegeben werden können.
Welche Hinweise auf mögliche Verstöße können über das Hinweisgeber:innensystem abgegeben werden?
- Personalwesen (HR)
Belästigung, Mobbing, Diskriminierung, Gewalt am Arbeitsplatz, Verletzung der BDO Verhaltensrichtlinie, schlechte Behandlung von Mitarbeiter:innen, Bedrohungen und sonstige Formen von Verstößen gegen geltende Gesetze
- Compliance
Vermutete oder tatsächliche Verstöße
- gegen gesetzliche und interne Regelungen zum Qualitätsmanagement in Bezug auf die von BDO erbrachten Dienstleistungen.
- gegen den Verhaltenskodex der BDO Austria Gruppe.
- im Bereich der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Korruption und Bestechung sowie des öffentlichen Auftragswesens.
- in Zusammenhang mit einer nicht autorisierten oder illegalen Nutzung/Übertragung von vertraulichen oder geschützten Informationen bzw. personenbezogenen Daten sowie die nicht autorisierte oder unrechtmäßige Manipulation von IT-Netzwerken oder Betriebssystemen (Datenschutz und Informationssicherheit). - Sonstiges
Andere Verstöße, die keiner dieser Kategorien zuzuordnen sind.
Wie kann ein Hinweis abgegeben werden und wie ist der weitere Ablauf?
Das webbasierte Hinweisgeber:innensystem ist 24/7 über den folgenden Link von extern und intern erreichbar: https://whistleblowersoftware.com/secure/bdo
Über den Button „Neue Meldung erstellen“ wird der Meldeprozess gestartet und der:die Hinweisgeber:in wird durch das Formular geführt. Der Hinweis kann auf Wunsch anonym oder auch unter Angabe des Namens abgegeben werden. Alle eingehenden Hinweise sowie ggf. sämtliche Informationen zur hinweisgebenden Person werden streng vertraulich behandelt und nur nach dem Need-to-Know-Prinzip für die Durchführung der Untersuchung weitergegeben.
Durch wen erfolgt die Bearbeitung der Hinweise?
Die eingegangenen Hinweise werden von einem definierten Personenkreis innerhalb der BDO Austria Gruppe bearbeitet. Entsprechend der jeweiligen Meldekategorie wird der Hinweis zur Bearbeitung an die fachlich zuständige Ansprechperson aus der Unternehmensführung weitergeleitet und streng vertraulich behandelt.
Am Ende des Meldeprozesses erhält die hinweisgebende Person ein automatisch generiertes Passwort. Mit diesem Passwort erfolgt der Zugriff auf das geschützte Postfach innerhalb des Hinweisgeber:innensystems. Über das Postfach können Hinweisgeber:innen direkt mit der verantwortlichen Person für die Fallbearbeitung in Kontakt treten, während die Anonymität gewahrt wird. Die Möglichkeit des Dialogs ist äußerst wichtig, da möglicherweise weitere Informationen erforderlich sind, um den Vorfall vollständig aufklären zu können.
Die Aufbewahrung des Passworts ist essenziell, um nach der Abgabe des Hinweises weiterhin Informationen zum Vorfall austauschen zu können. Nach der Abgabe des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung der zuständigen Person für die Fallbearbeitung über das geschützte Postfach. Zudem wird die hinweisgebende Person über den weiteren Verlauf der Bearbeitung ihres Hinweises informiert.
BDO stellt sicher, dass Hinweisgebende durch die Abgabe eines Hinweises keine Nachteile zu erwarten haben, wenn der Hinweis in gutem Glauben abgegeben wurde.