Empfängerüberprüfung – Verification of Payee (VoP)

Im täglichen Zahlungsverkehr stehen bedeutende Änderungen bevor. In enger Zusammenarbeit mit Bankinstituten und unseren Softwarepartnern verfolgen wir die kontinuierliche Umsetzung der neuen EU-Regelungen. Selbstverständlich halten wir Sie über die aktuellen Entwicklungen stets auf dem Laufenden und informieren Sie rechtzeitig über notwendige Anpassungen. Nachfolgend erhalten Sie einen kompakten Überblick über die bevorstehenden Neuerungen:
 

EU-Verordnung zur Echtzeitüberweisung

Durch die EU Instant Payment Verordnung (VO (EU) 2024/886), die bereits am 8.4.2024 in Kraft getreten ist und nun schrittweise zur Anwendung gelangt, sollen Echtzeitüberweisungen im gesamten europäischen Wirtschaftsraum ermöglicht werden.
Echtzeitüberweisungen müssen künftig rund um die Uhr an allen Kalendertagen möglich sein und innerhalb kürzester Zeit auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben werden.
Seit Anfang 2025 sind Banken verpflichtet, Echtzeitüberweisungen (passiv) entgegenzunehmen, sofern sie in einem Euro-Mitgliedstaat ansässig sind. 
Ab dem 9.10.2025 müssen Banken bzw. Zahlungsdienstleister Echtzeitüberweisungen zusätzlich auch (aktiv) versenden können – diese also anbieten und durchführen.
 

Empfängerüberprüfung: Schutz durch Namensabgleich

Zu diesem Stichtag tritt eine weitere, wichtige Neuerung in Kraft: die sogenannte Empfängerüberprüfung (Verification of Payee „VoP“). Banken werden dadurch verpflichtet, vor jeder SEPA-(Echtzeit-)Überweisung (in Euro) den bei der Überweisung angegebenen Namen mit dem Namen des Kontoinhabers abzugleichen. Dadurch sollen fehlerhafte Überweisungen verhindert werden, noch bevor diese durchgeführt wurden.
Der:die Zahlungsverpflichtete erhält unmittelbar nach der Empfängerüberprüfung eine Rückmeldung. Hierbei wird zwischen 3 bzw. 4 möglichen Ergebnissen unterschieden:

• Match (= Übereinstimmung): Kontoinhaber:in und Empfänger:innenname stimmen überein.
• Close Match (= beinahe Übereinstimmung): Kontoinhaber:in und Empfänger:innenname stimmen nahezu überein. Es wurden aber geringe Abweichungen festgestellt (z.B. Tippfehler, Abweichungen aufgrund diverser Umlaute u.a.).
• No Match (= keine Übereinstimmung): Kontoinhaber:in und Empfänger:innenname stimmen nicht überein.
• No Result: Die Empfängerüberprüfung konnte nicht durchgeführt werden. 

Ergibt die Überprüfung ein „No Match“, kann die Überweisung zwar trotzdem erfolgen, allerdings trifft die Haftung einer fehlerhaften Überweisung dann ausschließlich den Zahlungsverpflichteten, also den:die Zahler:in bzw. Absender:in einer Überweisung.

Nicht alle Überweisungen führen zu einer verpflichtenden Empfängerüberprüfung. Ausgenommen sind beispielsweise Zahlungen, die nicht in Euro oder außerhalb des EWR-Raums durchgeführt werden. Auch Eilüberweisungen (≠ Sofortüberweisungen), Lastschriften, Sparkonten, Kreditkonten und Eigenüberträge sind von der verpflichtenden Überprüfung ausgenommen.
Bei Sammelüberweisungen (z.B. Gehaltszahlungen) ist eine Opt-out-Möglichkeit, also der Verzicht auf die Überprüfung, möglich. Dies kann jederzeit durch einen Opt-in widerrufen werden.
 

Empfehlungen für Unternehmen zur Vorbereitung

Obwohl Banken und Kreditinstitute in den vergangenen Wochen intensiv informiert haben, wurden nicht immer konkrete Handlungsempfehlungen für Unternehmen kommuniziert - insbesondere solche, die für die Abwicklung der Zahlungen betreffend Personalverrechnung und Buchhaltung relevant sind.

• Stimmen Sie die Namen ihrer Dienstnehmer:innen und Lieferanten:innen in ihren Stammdaten und Vorlagen exakt mit dem:der Kontoinhaber:in der hinterlegten Bankverbindung (IBAN) ab. In manchen Fällen wird es nötig sein, mit dem:der Dienstnehmer:in bzw. dem:der Lieferant:in Rücksprache zu halten. Abweichungen sollten Sie umgehend korrigieren und ihrer Personalverrechnung bzw. Buchhaltung melden.
• In vielen Softwarelösungen ist es möglich, eine:n abweichende:n Kontoinhaber:in zu hinterlegen, sofern dies erforderlich ist, z.B. bei Gemeinschaftskonten.   
• Prüfen Sie Bankdaten regelmäßig, nicht nur bei der erstmaligen Anlage.
• Legen Sie interne Kontrollschritte vor Autorisierung bzw. Zahlungsfreigabe fest und prüfen Sie Ihre Prozesse im Bereich Zahlungsverkehr.
• Dokumentieren Sie Rückmeldungen der Bank, insbesondere im Falle von kritischen (z.B. hohe Überweisungssummen) bzw. sensiblen Überweisungen (z.B. Gehaltszahlungen).
• Entscheiden Sie, ob Sie von der Opt-out-Möglichkeit bei Sammelüberweisungen Gebrauch machen möchten, und kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihre Bank. 
• Prüfen Sie, ob für regelmäßige Zahlungen (z.B. Sozialabgaben an die Sozialversicherung) eine SEPA-Lastschrift in Ihren Unternehmen sinnvoll ist.
• Verwenden Sie den auf vielen Rechnungen bereits angegebenen QR-Code („Zahlen mit Code“).
• Achten Sie genau auf die Mitteilungen ihrer Bankinstitute  . In den kommenden Monaten werden zusätzlich diverse, veraltete SEPA-XML-Telebankingformate ungültig. Sofern Sie hierfür eine Verständigung ihrer Bank erhalten, reichen Sie diese Information ebenso an die Personalverrechnungs- und Buchhaltungsabteilung weiter.

Für detaillierte Informationen zur Umsetzung der Empfängerüberprüfung empfehlen wir Ihnen, sich direkt an Ihre Hausbank zu wenden, um sich über die konkreten Abläufe, technischen Details sowie mögliche Haftungsfragen umfassend beraten zu lassen.