Der Konzernabschluss beginnt lange vor dem Stichtag

Bilanzierungsentscheidungen, Datenlieferungen und Kontrollen für den Konzernabschluss lassen sich weitgehend vor dem 31.12.festlegen. Das gilt für den ersten Konzernabschluss, nach einem Erwerb oder einer Umstrukturierung und für jeden bestehenden Abschlussprozess, auch bei einer Konsolidierung in Excel. Mit dem Nachhaltigkeitsberichtsgesetz tragen zudem sämtliche gesetzlichen Vertreter:innen gemeinsam die Verantwortung für einen richtigen und vollständigen Konzernabschluss. Sie dokumentieren den Tag des Aufstellungsbeschlusses und die beschlossene Fassung, bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr erstmals für 2026.
 

Neue Pflichten bei der Aufstellung

Mit dem Nachhaltigkeitsberichtsgesetz ist die Pflicht entfallen, den Abschluss zu unterschreiben. Bei Kapitalgesellschaften dokumentieren stattdessen sämtliche gesetzlichen Vertreter:innen den Tag des Aufstellungsbeschlusses und die einvernehmlich beschlossene Fassung, und zwar so, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt. Sie tragen gemeinsam die Verantwortung dafür, dass die Unterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechend richtig und vollständig sind (§ 222 Abs. 1 UGB).

Beides gilt auch für den Konzernabschluss; die Dokumentationspflicht erfasst auch einen IFRS-Konzernabschluss. Die neuen Bestimmungen gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31.3.2025 beginnen, bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr also erstmals für den Konzernabschluss 2026.

Die gemeinsame Verantwortung trifft auch gesetzliche Vertreter:innen, die nicht für das Rechnungswesen zuständig sind. Sie benötigen daher nachvollziehbare Informationen über die Datengrundlage, die Konsolidierungsbuchungen und deren Kontrolle.
 

Vorbereitungen vor dem Abschlussstichtag

Besteht ein Aufsichtsrat, ist diesem der Konzernabschluss innerhalb von 5 Monaten nach dem Konzernabschlussstichtag vorzulegen, bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr für 2026 also bis zum 31.5.2027. Der Haupt- oder Generalversammlung ist er zusammen mit dem Jahresabschluss des Mutterunternehmens vorzulegen.

• Der Konsolidierungskreis umfasst alle Tochterunternehmen unabhängig von ihrem Sitz. Tochterunternehmen, deren Einbeziehung nicht wesentlich ist, brauchen nicht einbezogen zu werden, sofern sie auch zusammen nicht wesentlich sind.
• Bei Beteiligungen von 50% ist die Einstufung als Tochterunternehmen, gemeinsam geführtes Unternehmen oder assoziiertes Unternehmen zu klären. Davon hängt die Methode der Einbeziehung ab.
• Die Abschlüsse der Tochterunternehmen sollen auf den Konzernabschlussstichtag aufgestellt werden. Liegt ein Abschlussstichtag mehr als 3 Monate davor oder danach, ist ein Zwischenabschluss erforderlich. Auch innerhalb der 3-Monatsfrist müssen Vorgänge von besonderer Bedeutung erfasst werden.
• Die Konzernbilanzierungsrichtlinie regelt die einheitliche Bewertung nach den auf den Jahresabschluss des Mutterunternehmens anwendbaren Bewertungsmethoden und die Umrechnung von Abschlüssen in fremde Währungen.
• Das Reporting-Package enthält die Zuordnung zum Konzernkontenplan (Mapping), die konzerninternen Salden und Transaktionen sowie die Angaben für den Konzernanhang. Die Tochterunternehmen sind zur unverzüglichen Einreichung ihrer Abschlüsse verpflichtet; das Mutterunternehmen kann alle für die Aufstellung erforderlichen Aufklärungen und Nachweise verlangen.
• Der Abschlusskalender wird von der Vorlagefrist aus rückwärts geplant und mit dem Konzernabschlussprüfer abgestimmt. Für jedes einbezogene Unternehmen sind die Verantwortlichen für Datenlieferung und Kontrolle benannt.
• Mittels einer Probekonsolidierung (z.B. mit Daten zum 30.9.) werden Mapping, Datenlieferungen und Konsolidierungsschritte getestet.

 

Zusätzlich beim ersten Konzernabschluss Für einen erstmals aufgestellten UGB-Konzernabschluss ist zunächst der zulässige Zeitpunkt der Erstkonsolidierung zu wählen: der Erwerb der Anteile oder die erstmalige Einbeziehung in den Konzernabschluss, beim Erwerb der Anteile zu verschiedenen Zeitpunkten auch der Zeitpunkt, zu dem das Unternehmen Tochterunternehmen geworden ist. Der gewählte Zeitpunkt ist im Konzernanhang anzugeben; er beeinflusst den Unterschiedsbetrag aus der Kapitalkonsolidierung und die Abschreibungen der Folgejahre. Ohne verlässliche Unterlagen zur Bewertung aus der Vergangenheit empfiehlt das AFRAC die erstmalige Einbeziehung. Liegt der Erwerb mehr als ein Jahr zurück, sind die Wertverhältnisse zu Beginn des Konzerngeschäftsjahres zugrunde zu legen. Bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr sind für den ersten Konzernabschluss 2026 in diesem Fall die beizulegenden Zeitwerte der Vermögensgegenstände und Schulden der Tochterunternehmen rückwirkend zum 1.1.2026 zu ermitteln. Stellt ein Mutterunternehmen, das bisher nur nach UGB bilanziert hat, seinen ersten Konzernabschluss nach IFRS auf, ist IFRS 1 anzuwenden. Verlangt werden eine IFRS-Eröffnungsbilanz zum Zeitpunkt des Übergangs (bei Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr für 2026 also zum 1.1.2025) und Vergleichsinformationen für mindestens ein Geschäftsjahr. Über die Befreiungen des IFRS 1, etwa für Unternehmenszusammenschlüsse vor diesem Zeitpunkt, ist frühzeitig zu entscheiden, weil sie bereits in der Eröffnungsbilanz in Anspruch genommen werden. Befreiend wirkt ein IFRS-Konzernabschluss nur, wenn er auch die ergänzenden Vorgaben des UGB vollständig erfüllt, darunter die Aufstellung in Euro und in deutscher Sprache.

 

Konzerninterne Salden früh abstimmen

Forderungen, Schulden, Aufwendungen und Erträge zwischen den einbezogenen Unternehmen sowie Zwischenergebnisse aus Lieferungen und Leistungen zwischen ihnen werden eliminiert, soweit sie wesentlich sind. Aufrechnungsdifferenzen entstehen, wenn beide Seiten unterschiedliche Beträge melden, etwa weil das empfangende Unternehmen eine Rechnung erst im Folgemonat bucht oder mit einem anderen Kurs umrechnet. Werden sie erst nach dem Konzernabschlussstichtag geklärt, bindet dies Zeit innerhalb der Vorlagefrist.

Wir empfehlen daher, die konzerninternen Salden und Transaktionen unterjährig abzustimmen, zuletzt etwa mit Daten zum 30.11.. Transaktionswährung und Kursquelle sollten konzernweit festgelegt sein, ebenso eine Wesentlichkeitsgrenze für verbleibende Differenzen und eine Stelle, die über deren Bereinigung entscheidet. Für die Eliminierung von Zwischenergebnissen werden die Marge des liefernden und der Bestand beim empfangenden Unternehmen benötigt; beides lässt sich im Reporting-Package abfragen.
 

Buchungen dokumentieren, auch in Excel

Für jede Konsolidierungs- und Korrekturbuchung sollten Anlass, Berechnung und Datengrundlage dokumentiert sein, ebenso Erstellung, Kontrolle und Freigabe mit Namen und Datum. Wiederkehrende Buchungen, etwa die Fortschreibung der Kapitalkonsolidierung, können als Vorlage geführt werden. Werden zudem die Anpassungen an die konzerneinheitliche Bilanzierung (HB II) je Unternehmen festgehalten, lässt sich jede Zahl des Konzernabschlusses bis zum Jahresabschluss des einzelnen Unternehmens zurückverfolgen, auch durch den Abschlussprüfer und im Vertretungsfall.

Eine Konsolidierung in Excel kann genügen, wenn ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Diesen Maßstab legt das UGB an die Buchführung an; auf die Konsolidierung lässt er sich aus unserer Sicht übertragen. Dafür sollten:

• Daten aus dem Reporting-Package unverändert importiert und nur über Buchungen geändert werden (nicht durch Überschreiben),
• Eingabe, Berechnung und Ausgabe getrennt, Formeln geschützt und Verknüpfungen zu anderen Dateien ausgeschlossen sein,
• Prüfsummen die Bilanzgleichheit, verbleibende Aufrechnungsdifferenzen, die Überleitung des Konzerneigenkapitals und die Geldflussrechnung überwachen,
• Formeln von einer zweiten Person kontrolliert werden,
• Versionen protokolliert und die Datei der beschlossenen Fassung schreibgeschützt abgelegt sein.

Mit der Anzahl der einbezogenen Unternehmen, Währungen und Konzernstufen sowie mit Anteilen anderer Gesellschafter:innen und mit häufigen Strukturänderungen steigt der Aufwand, diese Anforderungen in Excel zu erfüllen. Diesem Aufwand sollte der eines Konsolidierungssystems gegenübergestellt werden.
 

Der Aufstellungsbeschluss

Vor dem Beschluss sollten sämtliche gesetzlichen Vertreter:innen die verbleibenden Aufrechnungsdifferenzen, die Ergebnisse der Prüfsummen und die Freigaben der Konsolidierungsbuchungen einsehen können, um die Fassung zu beurteilen, die sie beschließen. Die neue Dokumentationspflicht betrifft den Tag des Aufstellungsbeschlusses und die beschlossene Fassung, nicht die einzelnen Konsolidierungsschritte. Deren Dokumentation empfehlen wir, weil sie diese Beurteilung ermöglicht.
 

Vereinfachungen mit Folgeaufwand

Vereinfachungen sparen bei der Aufstellung Zeit, verursachen aber später Mehraufwand, vor allem bei der Entkonsolidierung eines Tochterunternehmens:

• Das Eigenkapital wird nicht je Tochterunternehmen fortgeschrieben. Beim Ausscheiden eines Tochterunternehmens ist aber die auf das Mutterunternehmen entfallende Rücklage aus der Währungsumrechnung erfolgswirksam aufzulösen; nach IFRS sind auch die übrigen im sonstigen Ergebnis erfassten Beträge umzugliedern oder in die Gewinnrücklagen zu übertragen. Dafür müssen diese Beträge je Tochterunternehmen feststehen, bei ausländischen Tochterunternehmen auf Basis historischer Kurse.
• Konsolidierungsbuchungen werden nur auf Konzernebene erfasst, ohne Zuordnung zu einem Tochterunternehmen. Beim Abgang sind die auf dieses Unternehmen entfallenden stillen Reserven, Firmenwerte, Zwischenergebnisse und latenten Steuern dann nur mit großem Aufwand zu ermitteln. Jede Konsolidierungsbuchung sollte daher das betroffene Unternehmen und bei konzerninternen Vorgängen auch das Partnerunternehmen ausweisen.
• Anteile anderer Gesellschafter:innen werden als Restgröße ermittelt statt je Tochterunternehmen aus dessen anteiligem Eigenkapital. Ergebnisanteile und die Folgen von Änderungen der Beteiligungsquote lassen sich dann nicht verlässlich zuordnen.

 

Unterstützung durch BDO

BDO unterstützt Sie bei der erstmaligen Aufstellung von Konzernabschlüssen nach UGB und IFRS und bei der Gestaltung von Abschlussprozessen und Kontrollen (Process Improvement). Fehlt Ihnen interne Kapazität, ist Unterstützung im Co-Sourcing oder im Interim Management möglich. Ist BDO Abschlussprüfer im Konzern, werden Unabhängigkeit und Zulässigkeit der Leistungen vorab beurteilt.

Im nächsten Teil: Wie Sie Reporting und Kennzahlen auf neue Vorgaben abstimmen.