Im Der Standard Gastblogbeitrag erklärt Karl Stückler, welche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen gelten, welche Fristen einzuhalten sind und welche Konsequenzen Verstöße nach sich ziehen können.
Karl Stückler ist promovierter Jurist und Wirtschaftsinformatiker und seit mehr als zehn Jahren in der Steuerberatung tätig. Als Spezialist für Bilanzrecht, Unternehmensbesteuerung und Rechtsformgestaltung ist er regelmäßig als Fachautor und -vortragender tätig.
Zur Rechnungslegung verpflichtete Unternehmer:innen müssen Geschäftsunterlagen aufbewahren. Unternehmer:innen unterliegen der Rechnungslegungspflicht, wenn sie ihr Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft oder kapitalistischen Personengesellschaft führen. Bei anderen Unternehmensformen tritt die Rechnungslegungspflicht bei Überschreiten gewisser Umsatzschwellen (derzeit 700.000/1.000.000 Euro) in Kraft. Wie und wie lange Belege aufzubewahren sind, ist gesetzlich geregelt.
Zu den zwingend aufzubewahrenden Unterlagen zählen Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, (Konzern-) Jahresabschlüsse inklusive zugehöriger Lageberichte, empfangene oder gesendete Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege. Der Begriff "Bücher" umfasst dabei z. B. Kassabücher, Bankbücher, Wareneingangsbücher sowie Lohn- und Gehaltsbuchführung. Werbematerialien wie Angebote oder Prospekte sowie Unterlagen, die nur dem (internen) Informationstausch dienen, sind hingegen nicht verpflichtend aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflicht gilt auch im Steuerrecht. Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sind im Original aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsart von Unterlagen hat sich im Laufe der Zeit grundlegend gewandelt. Umfassende Papierarchive weichen im Zuge der Digitalisierung einer vermehrt elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen. Elektronische Datenträger können durchaus zur Aufbewahrung von Unterlagen verwendet werden. Grundsätzlich haben Unternehmer:innen bei der Auswahl und Kombination von Datenträgern aber freie Hand. Zu beachten ist jedoch, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden müssen.
Insbesondere ist sicherzustellen, dass ursprüngliche Daten nicht nachträglich verändert werden können und die Änderungshistorie nachvollziehbar ist. Außerdem muss der:die Unternehmer:in die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe jederzeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleisten. Es genügt, wenn auf elektronischen Datenträgern aufbewahrte Unterlagen zum Ausdrucken bereitstehen. Dennoch wird empfohlen, wichtige Unterlagen wie Eröffnungs- oder Sonderbilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse und Prüfberichte zusätzlich in Papierform und im Original aufzubewahren.
Das bloße Scannen von Unterlagen und die Ablage auf einer Festplatte oder auf einem Cloud-Speicher sind nicht ausreichend.
Die siebenjährige Frist ist allerdings nicht als absolut zu verstehen, und Ausnahmen bestätigen die Regel. Die Aufbewahrungszeiten können auch zwölf Jahre betragen, wenn es sich z. B. um Unterlagen und Aufzeichnungen handelt, die Grundstücke betreffen (für gewisse Grundstücke sogar 22 Jahre). Bei bestimmten Covid-19-Hilfsmaßnahmen, wie bei der Investitionsprämie oder der Kurzarbeitshilfe, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.
Wenn buchführungspflichtige Unternehmer:innen Parteistellung in einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren haben, müssen für solche Verfahren bedeutende Unterlagen auch nach Ablauf der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist verwahrt werden. Dies gilt insbesondere für Unterlagen, die als Beweismittel vorgelegt wurden. Mit rechtskräftiger Entscheidung endet auch die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die bereits über sieben Jahre aufbewahrt wurden.
Aus steuerlicher Sicht kann sich aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen eine Schätzungsbefugnis ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro geahndet wird.
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Karl Stückler ist promovierter Jurist und Wirtschaftsinformatiker und seit mehr als zehn Jahren in der Steuerberatung tätig. Als Spezialist für Bilanzrecht, Unternehmensbesteuerung und Rechtsformgestaltung ist er regelmäßig als Fachautor und -vortragender tätig.
Zur Rechnungslegung verpflichtete Unternehmer:innen müssen Geschäftsunterlagen aufbewahren. Unternehmer:innen unterliegen der Rechnungslegungspflicht, wenn sie ihr Unternehmen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft oder kapitalistischen Personengesellschaft führen. Bei anderen Unternehmensformen tritt die Rechnungslegungspflicht bei Überschreiten gewisser Umsatzschwellen (derzeit 700.000/1.000.000 Euro) in Kraft. Wie und wie lange Belege aufzubewahren sind, ist gesetzlich geregelt.
Zweck der Aufbewahrungspflicht und aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen ist ein wichtiger Bestandteil der Rechnungslegungspflicht. Dadurch wird sichergestellt, dass Geschäftsvorgänge dokumentiert und im Nachgang von unabhängigen Dritten überprüft werden können.Zu den zwingend aufzubewahrenden Unterlagen zählen Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, (Konzern-) Jahresabschlüsse inklusive zugehöriger Lageberichte, empfangene oder gesendete Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege. Der Begriff "Bücher" umfasst dabei z. B. Kassabücher, Bankbücher, Wareneingangsbücher sowie Lohn- und Gehaltsbuchführung. Werbematerialien wie Angebote oder Prospekte sowie Unterlagen, die nur dem (internen) Informationstausch dienen, sind hingegen nicht verpflichtend aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflicht gilt auch im Steuerrecht. Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sind im Original aufzubewahren.
Wie sind Unterlagen aufzubewahren?
Alle Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Das bedeutet, in einer Art und Weise, nach der sich ein:e verständige:r Unternehmensfremde:r innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Hinsichtlich des Aufbewahrungsorts bestehen keine Einschränkungen. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen können daher auch im Ausland verwahrt werden. Allerdings muss ein Zugriff ohne besonderen Aufwand und in angemessener Frist möglich sein.Die Aufbewahrungsart von Unterlagen hat sich im Laufe der Zeit grundlegend gewandelt. Umfassende Papierarchive weichen im Zuge der Digitalisierung einer vermehrt elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen. Elektronische Datenträger können durchaus zur Aufbewahrung von Unterlagen verwendet werden. Grundsätzlich haben Unternehmer:innen bei der Auswahl und Kombination von Datenträgern aber freie Hand. Zu beachten ist jedoch, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden müssen.
Insbesondere ist sicherzustellen, dass ursprüngliche Daten nicht nachträglich verändert werden können und die Änderungshistorie nachvollziehbar ist. Außerdem muss der:die Unternehmer:in die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe jederzeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleisten. Es genügt, wenn auf elektronischen Datenträgern aufbewahrte Unterlagen zum Ausdrucken bereitstehen. Dennoch wird empfohlen, wichtige Unterlagen wie Eröffnungs- oder Sonderbilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse und Prüfberichte zusätzlich in Papierform und im Original aufzubewahren.
Das bloße Scannen von Unterlagen und die Ablage auf einer Festplatte oder auf einem Cloud-Speicher sind nicht ausreichend.
Wie lange sind die Unterlagen aufzubewahren?
Nach den gesetzlichen Vorgaben müssen die Unterlagen grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende jenes Kalenderjahres, für das z. B. die letzte Bucheintragung vorgenommen oder der Jahresabschluss festgestellt wurde.Die siebenjährige Frist ist allerdings nicht als absolut zu verstehen, und Ausnahmen bestätigen die Regel. Die Aufbewahrungszeiten können auch zwölf Jahre betragen, wenn es sich z. B. um Unterlagen und Aufzeichnungen handelt, die Grundstücke betreffen (für gewisse Grundstücke sogar 22 Jahre). Bei bestimmten Covid-19-Hilfsmaßnahmen, wie bei der Investitionsprämie oder der Kurzarbeitshilfe, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.
Wenn buchführungspflichtige Unternehmer:innen Parteistellung in einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren haben, müssen für solche Verfahren bedeutende Unterlagen auch nach Ablauf der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist verwahrt werden. Dies gilt insbesondere für Unterlagen, die als Beweismittel vorgelegt wurden. Mit rechtskräftiger Entscheidung endet auch die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die bereits über sieben Jahre aufbewahrt wurden.
Sanktionen bei Verletzung der Aufbewahrungsfrist
Grundsätzlich besteht aus unternehmensrechtlicher Sicht kein unmittelbarer Zwang zur Einhaltung der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist. Allerdings können sich bei Verletzen der Aufbewahrungspflicht etwa Auswirkungen in Zusammenhang mit einem Testat für Abschlussprüfungen ergeben.Aus steuerlicher Sicht kann sich aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen eine Schätzungsbefugnis ergeben. Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro geahndet wird.
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