ACHTUNG: Datenübermittlungspflichten für gemeinnützige Organisationen – Frist bis Ende Februar 2026:

Begünstigte Organisationen müssen bis spätestens 28.2.2026 die Daten über im Kalenderjahr 2025 erhaltene Spenden sowie über ausbezahlte pauschale Reiseaufwandsentschädigungen (PRAE) an das Finanzamt übermitteln. Beim Freiwilligenpauschale ist eine Datenübermittlung nur dann erforderlich, wenn die gesetzlichen Höchstgrenzen überschritten werden.
 

1.    Übermittlung von Spender:innen-Daten

Seit der Neuregelung der Spendenabsetzbarkeit im Jahr 2017 sind nicht mehr die einzelnen Spender:innen selbst, sondern die begünstigten Organisationen zur Datenübermittlung verpflichtet, sofern sie über eine feste örtliche Einrichtung im Inland verfügen. Dies betrifft unter anderem öffentliche Schulen, Museen, Freiwillige Feuerwehren, kirchliche Einrichtungen, gemeinnützige Organisationen sowie seit dem Gemeinnützigkeitsreformgesetz 2023 auch Organisationen aus dem Sportbereich. 

Durch diese Regelung werden Spenden automatisch in der Arbeitnehmer:innenveranlagung bzw. Einkommensteuerveranlagung der Zuwendenden berücksichtigt.

Die spendenbegünstigten Organisationen müssen die Daten über im Kalenderjahr 2025 erhaltene Zuwendungen bis spätestens Ende Februar 2026 über FinanzOnline an das Finanzamt übermitteln. Die Meldung hat gesammelt pro Person zu erfolgen und umfasst jeweils den Gesamtbetrag des Jahres. Voraussetzung ist, dass der Organisation der Vor- und Zuname sowie das Geburtsdatum des:der Spenders:in vollständig und korrekt bekannt gegeben wurden. Liegen diese personenbezogenen Daten nicht vor, muss keine Datenübermittlung seitens der Organisation erfolgen, wodurch auch keine steuerliche Berücksichtigung beim:bei der Spender:in möglich ist. Werden die erforderlichen Daten erst nach Ablauf des Kalenderjahres bekannt gegeben, besteht für Zahlungen des Vorjahres zwar keine Übermittlungspflicht. Eine freiwillige Übermittlung ist jedoch zulässig - die Frist Ende Februar ist in diesem Fall nicht maßgeblich.
 

2.    Meldepflicht für pauschale Reiseaufwandsentschädigung

Auch ausbezahlte pauschale Reiseaufwandsentschädigungen (PRAE) unterliegen einer jährlichen Meldepflicht durch den auszahlenden Verein bzw. Verband. Die PRAE ist als Freibetrag ausgestaltet und darf pro Einsatztag maximal EUR 120 betragen, höchstens jedoch EUR 720 pro Kalendermonat. Die Einhaltung dieser Grenzen ist Voraussetzung für die steuerliche Begünstigung. Die Meldung hat bis spätestens 28.2.2026 mittels Formular L19 über FinanzOnline zu erfolgen. Zu melden sind:

• ZVR-Nummer und Steuernummer (falls vorhanden) des auszahlenden Vereins oder Verbands
• Familien- und Vorname sowie die Sozialversicherungsnummer der empfangenden Person 
• Der im Kalenderjahr insgesamt ausbezahlte Betrag 

Zudem sind genaue Aufzeichnungen über die Einsatztage, die Art der Tätigkeit und die Höhe der ausbezahlten Entschädigungen zu führen.
 

3.    Freiwilligenpauschale: Wann und wie die Meldung ans Finanzamt erfolgt

Für das Freiwilligenpauschale besteht keine grundsätzliche Meldepflicht, solange die gesetzlichen Höchstgrenzen (kleines Pauschale max. EUR 30 pro Tag bzw. max. EUR 1.000 pro Jahr; großes Pauschale max. EUR 50 pro Tag bzw. max. EUR 3.000 pro Jahr) nicht überschritten werden. Werden diese allerdings überschritten, sind die Überschreitungsbeträge mittels Formular E29 bis spätestens 28. Februar an das Finanzamt zu melden. Auch in diesen Fällen sind zusätzlich zu den persönlichen Daten wie Name, Geburtsdatum, SZV und Wohnanschrift entsprechende Aufzeichnungen über Einsatztage, Art der Tätigkeit und Höhe der Auszahlung zu führen, um eine korrekte steuerliche Behandlung sicherzustellen.