Im Idealfall schütten Kapitalgesellschaften mindestens einmal im Jahr erwirtschaftete Gewinne aus. Dabei sollte an die steuerlichen Verpflichtungen wie die Kapitalertragsteuer-Abfuhr und -Anmeldung gedacht werden. Zu diesen geben wir Ihnen im Nachfolgenden einen Überblick.
Die Kapitalertragsteuer-Anmeldung (KESt-Anmeldung) stellt eine Meldepflicht dar, die aufgrund kurzer Fristen in der Praxis oftmals zu Fristversäumnissen führt, insbesondere in jenen Fällen, in denen aufgrund anwendbarer Steuerbefreiungen keine KESt abzuführen ist (z.B. oft bei Einlagenrückzahlungen). Es ist daher zu empfehlen, alle relevanten Informationen bereits im Vorfeld einer Gewinnausschüttung mit der steuerlichen Vertretung abzustimmen, um mögliche negative Konsequenzen zu vermeiden.
Bei Ausschüttungen an inländische Körperschaften ist grundsätzlich nach dem Beteiligungsausmaß zu differenzieren:
Hat Österreich mit dem Ansässigkeitsstaat des Kapitalertragsempfängers ein Doppelbesteuerungsabkommen („DBA“) abgeschlossen, kann der Steuerabzug in Österreich auf den im Abkommen vorgesehenen Satz begrenzt sein. Damit dieser bereits im Zuge der Zahlung der Ausschüttung berücksichtigt werden kann, ist dem österreichischen Finanzamt auf Verlangen eine Ansässigkeitsbescheinigung (Formular ZS-QU 1) vorzulegen. Um die Reduktion der KESt auf den Quellensteuersatz gemäß DBA direkt an der Quelle vornehmen zu können, sollte der:die Gesellschafter:in bestenfalls bereits vor der Ausschüttung eine Ansässigkeitsbescheinigung bei seinem ausländischen Finanzamt einholen und der ausschüttenden Gesellschaft zur Verfügung stellen. Eine Ansässigkeitsbescheinigung, die spätestens ein Jahr nach Zufluss ausgestellt ist, wird jedoch i.d.R. auch anerkannt.
Der KESt-Abzug bei ausländischen juristischen Personen als Empfänger der Kapitalerträge kann je nach Fallgestaltung unterschiedliche Optionen beinhalten. Zum Beispiel sind Gewinnausschüttungen an Kapitalgesellschaften aus dem EU-Inland vom KESt-Abzug befreit, wenn die Beteiligung mindestens 10% beträgt. Dafür sind jedoch bestimmte Substanzerfordernisse der Muttergesellschaft erforderlich (eigenes Personal, Betriebsräumlichkeiten, mehr als nur vermögensverwaltende Tätigkeit), die durch eine Ansässigkeitsbescheinigung (in dem Fall das Formular ZS-EUMT) nachgewiesen werden müssen.
Erfolgt keine Steuerentlastung/-reduktion bereits im Zuge der Zahlung der Ausschüttung, haben sowohl natürliche als auch juristische Personen die Möglichkeit, eine Steuerentlastung/-reduktion durch ein Rückerstattungsverfahren zu erwirken, sofern sich ein günstiger Steuersatz aufgrund des DBA oder des Anwendungsbereiches der Mutter-Tochter-Richtlinie (innerhalb EU) ergeben würde. Ob sich ein solches (zum Teil langwieriges) Rückerstattungsverfahren lohnt, ist im jeweiligen Einzelfall abzuwägen.
Insoweit die beschlossene Ausschüttung der Höhe nach sowohl in den steuerlichen Einlagen als auch in der steuerlichen Innenfinanzierung gedeckt ist, besteht Wahlfreiheit, die Ausschüttung steuerlich als potenziell KESt-pflichtige Ausschüttung oder als Einlagenrückzahlung zu deklarieren.
Bei der Einlagenrückzahlung einer GmbH an ihre Gesellschafter:innen ist keine KESt einzubehalten. Auf Gesellschafterebene mindert die Einlagenrückzahlung die steuerlichen Anschaffungskosten der Beteiligung. Falls die steuerlichen Anschaffungskosten unter null sinken, ist der darüber hinausgehende Kapitalertrag zu versteuern, ansonsten führen die reduzierten Anschaffungskosten erst bei Veräußerung/Liquidation zu einem höheren steuerpflichtigen Veräußerungsgewinn des Gesellschafters:der Gesellschafterin.
Es ist für den jeweiligen Einzelfall zu untersuchen, ob eine steuerliche Ausschüttung oder Einlagenrückzahlung vorteilhafter ist und ob es überhaupt eine Wahlmöglichkeit gibt. Bei natürlichen Personen als Gesellschafter:innen ist oft die Einlagenrückzahlung günstiger, bei juristischen Personen als Gesellschafter:innen jedoch in der Regel die Ausschüttung, da diese ohnehin häufig steuerfrei ist.
Unterbleibt der KESt-Abzug aufgrund der Einordnung als Einlagenrückzahlung, so ist dennoch eine KESt-Anmeldung mit Hinweis auf die Einlagenrückzahlung fristgerecht beim Finanzamt einzureichen!
Neue Selbständige hingegen sind mit ihren Kapitalerträgen nur dann beitragspflichtig, wenn sie – selbst in geringem Ausmaß – ein Geschäftsführergehalt beziehen. In diesem Fall unterliegen sowohl das Geschäftsführer:innengehalt als auch die Gewinnausschüttungen der Beitragspflicht (bis zur jährlichen Freigrenze i.H.v. im Jahr 2025 EUR 6.613,20 fällt keine Sozialversicherung für neue Selbständige an).
Wenn mit dem Geschäftsführer:innengehalt bereits die Sozialversicherungs-Höchstbeitragsgrundlage überschritten wird, führen die Ausschüttungen im Ergebnis zu keiner weiteren Sozialversicherungsbelastung.
In der KESt-Anmeldung sind folgende Daten zu Gesellschafter-Geschäftsführer:innen anzugeben:
Die Kapitalertragsteuer-Anmeldung (KESt-Anmeldung) stellt eine Meldepflicht dar, die aufgrund kurzer Fristen in der Praxis oftmals zu Fristversäumnissen führt, insbesondere in jenen Fällen, in denen aufgrund anwendbarer Steuerbefreiungen keine KESt abzuführen ist (z.B. oft bei Einlagenrückzahlungen). Es ist daher zu empfehlen, alle relevanten Informationen bereits im Vorfeld einer Gewinnausschüttung mit der steuerlichen Vertretung abzustimmen, um mögliche negative Konsequenzen zu vermeiden.
Ausschüttung und KESt-Anmeldung – was gilt es zu beachten?
Mit der KESt-Anmeldung wird sichergestellt, dass die Gewinnausschüttung auch steuerlich ordnungsgemäß erfasst ist. In diesem Zusammenhang sind insbesondere folgende Punkte zu beachten:Fristen
Die ausschüttende Gesellschaft hat innerhalb einer Woche nach Zufluss der Kapitalerträge an ihre Gesellschafter:innen die KESt-Anmeldung mit dem Ka1-Formular an das für sie zuständige Finanzamt vorzunehmen. Als Tag des Zuflusses gilt das im Ausschüttungsbeschluss festgelegte Datum. Ist der Tag des Zuflusses nicht ausdrücklich im Ausschüttungsbeschluss festgelegt, beginnt die einwöchige Frist bereits am Tag nach dem Gesellschafterbeschluss zu laufen. Dieselbe Frist gilt für die Abfuhr der Kapitalertragsteuer, d.h. binnen dieser einwöchigen Frist ist die KESt an das zuständige Finanzamt zu überweisen.Höhe der KESt bei Ausschüttung an inländische Gesellschafter:innen
Im Falle einer Gewinnausschüttung an natürliche Personen ist auf diese Kapitalerträge ein KESt-Abzug in Höhe von 27,5% vorzunehmen.Bei Ausschüttungen an inländische Körperschaften ist grundsätzlich nach dem Beteiligungsausmaß zu differenzieren:
- Beträgt das Beteiligungsausmaß weniger als 10%, muss ein KESt-Abzug in Höhe von 23%, d.h. in Höhe der Körperschaftsteuer, vorgenommen werden. Dieser kann bei der empfangenden Körperschaft auf ihre Körperschaftsteuer angerechnet werden. Im Ergebnis wird damit die inländische KESt nicht zur Kostenbelastung (abgesehen vom zeitlichen Aspekt).
- Bei einem Beteiligungsausmaß von mindestens 10% entfällt der KESt-Abzug für inländische Körperschaften zur Gänze. Dieses Unterbleiben des KESt-Abzugs ist in der KESt-Anmeldung entsprechend zu begründen.
Höhe der KESt bei Ausschüttung an ausländische Gesellschafter:innen
Handelt es sich bei dem:der Empfänger:in der Kapitalerträge um eine ausländische natürliche Person, unterliegt sie mit diesen Kapitalerträgen in Österreich der beschränkten Steuerpflicht. Grundsätzlich erfolgt der Steuerabzug in Höhe des inländischen KESt-Satzes von 27,5%.Hat Österreich mit dem Ansässigkeitsstaat des Kapitalertragsempfängers ein Doppelbesteuerungsabkommen („DBA“) abgeschlossen, kann der Steuerabzug in Österreich auf den im Abkommen vorgesehenen Satz begrenzt sein. Damit dieser bereits im Zuge der Zahlung der Ausschüttung berücksichtigt werden kann, ist dem österreichischen Finanzamt auf Verlangen eine Ansässigkeitsbescheinigung (Formular ZS-QU 1) vorzulegen. Um die Reduktion der KESt auf den Quellensteuersatz gemäß DBA direkt an der Quelle vornehmen zu können, sollte der:die Gesellschafter:in bestenfalls bereits vor der Ausschüttung eine Ansässigkeitsbescheinigung bei seinem ausländischen Finanzamt einholen und der ausschüttenden Gesellschaft zur Verfügung stellen. Eine Ansässigkeitsbescheinigung, die spätestens ein Jahr nach Zufluss ausgestellt ist, wird jedoch i.d.R. auch anerkannt.
Der KESt-Abzug bei ausländischen juristischen Personen als Empfänger der Kapitalerträge kann je nach Fallgestaltung unterschiedliche Optionen beinhalten. Zum Beispiel sind Gewinnausschüttungen an Kapitalgesellschaften aus dem EU-Inland vom KESt-Abzug befreit, wenn die Beteiligung mindestens 10% beträgt. Dafür sind jedoch bestimmte Substanzerfordernisse der Muttergesellschaft erforderlich (eigenes Personal, Betriebsräumlichkeiten, mehr als nur vermögensverwaltende Tätigkeit), die durch eine Ansässigkeitsbescheinigung (in dem Fall das Formular ZS-EUMT) nachgewiesen werden müssen.
Erfolgt keine Steuerentlastung/-reduktion bereits im Zuge der Zahlung der Ausschüttung, haben sowohl natürliche als auch juristische Personen die Möglichkeit, eine Steuerentlastung/-reduktion durch ein Rückerstattungsverfahren zu erwirken, sofern sich ein günstiger Steuersatz aufgrund des DBA oder des Anwendungsbereiches der Mutter-Tochter-Richtlinie (innerhalb EU) ergeben würde. Ob sich ein solches (zum Teil langwieriges) Rückerstattungsverfahren lohnt, ist im jeweiligen Einzelfall abzuwägen.
Wahl einer steuerlichen Ausschüttung oder Einlagenrückzahlung
Sowohl bei natürlichen als auch bei juristischen Personen können neben laufend erwirtschafteten Gewinnen auch Einlagen rückgeführt werden, wenn das sogenannte steuerliche Evidenzkonto ausreichend disponible (d.h. ausschüttbare) Einlagen zeigt. Solche disponiblen Einlagen resultieren häufig aus früheren Zuschüssen der Gesellschafter:innen, die unternehmensrechtlich in der Regel in den nicht gebundenen Kapitalrücklagen gezeigt werden.Insoweit die beschlossene Ausschüttung der Höhe nach sowohl in den steuerlichen Einlagen als auch in der steuerlichen Innenfinanzierung gedeckt ist, besteht Wahlfreiheit, die Ausschüttung steuerlich als potenziell KESt-pflichtige Ausschüttung oder als Einlagenrückzahlung zu deklarieren.
Bei der Einlagenrückzahlung einer GmbH an ihre Gesellschafter:innen ist keine KESt einzubehalten. Auf Gesellschafterebene mindert die Einlagenrückzahlung die steuerlichen Anschaffungskosten der Beteiligung. Falls die steuerlichen Anschaffungskosten unter null sinken, ist der darüber hinausgehende Kapitalertrag zu versteuern, ansonsten führen die reduzierten Anschaffungskosten erst bei Veräußerung/Liquidation zu einem höheren steuerpflichtigen Veräußerungsgewinn des Gesellschafters:der Gesellschafterin.
Es ist für den jeweiligen Einzelfall zu untersuchen, ob eine steuerliche Ausschüttung oder Einlagenrückzahlung vorteilhafter ist und ob es überhaupt eine Wahlmöglichkeit gibt. Bei natürlichen Personen als Gesellschafter:innen ist oft die Einlagenrückzahlung günstiger, bei juristischen Personen als Gesellschafter:innen jedoch in der Regel die Ausschüttung, da diese ohnehin häufig steuerfrei ist.
Unterbleibt der KESt-Abzug aufgrund der Einordnung als Einlagenrückzahlung, so ist dennoch eine KESt-Anmeldung mit Hinweis auf die Einlagenrückzahlung fristgerecht beim Finanzamt einzureichen!
Sonderfall: Ausschüttungen an Gesellschafter-Geschäftsführer:innen
Ausschüttungen an GSVG-pflichtige Gesellschafter-Geschäftsführer:innen einer GmbH müssen verpflichtend in der KESt-Anmeldung angegeben werden, soweit die Person der Beitragspflicht nach dem GSVG unterliegt. Es ist zwischen Gewerbegesellschafter:innen (Geschäftsführer:in von Gesellschaften mit Mitgliedschaft bei der WKO) und Neuen Selbständigen zu unterscheiden. Gewerbegesellschafter:innen unterliegen mit ihren Gewinnausschüttungen in jedem Fall der Beitragspflicht.Neue Selbständige hingegen sind mit ihren Kapitalerträgen nur dann beitragspflichtig, wenn sie – selbst in geringem Ausmaß – ein Geschäftsführergehalt beziehen. In diesem Fall unterliegen sowohl das Geschäftsführer:innengehalt als auch die Gewinnausschüttungen der Beitragspflicht (bis zur jährlichen Freigrenze i.H.v. im Jahr 2025 EUR 6.613,20 fällt keine Sozialversicherung für neue Selbständige an).
Wenn mit dem Geschäftsführer:innengehalt bereits die Sozialversicherungs-Höchstbeitragsgrundlage überschritten wird, führen die Ausschüttungen im Ergebnis zu keiner weiteren Sozialversicherungsbelastung.
In der KESt-Anmeldung sind folgende Daten zu Gesellschafter-Geschäftsführer:innen anzugeben:
- Sozialversicherungsnummer
- Name Gesellschafter-Geschäftsführer:in
- Bruttobetrag der Gewinnausschüttung
Fazit
Wir empfehlen, vor jedem Gewinnausschüttungsbeschluss Ihre steuerliche Vertretung über die bevorstehende Ausschüttung und damit erforderliche KESt-Anmeldung zu informieren. Denn die fristgerechte Anmeldung der Kapitalerträge sollte sichergestellt werden und es sollten mögliche KESt-Befreiungen geprüft werden. Ihr:e Steuerberater:in kann auch bei der Planung von zeitlich optimalen Ausschüttungen im Falle der GSVG-Pflicht unterstützen.Autor:
|
Matthias Müllner |
