Datenschutzhinweise für die Nutzung des elektronischen Signaturverfahrens mittels Moxis

1. Verantwortlicher

BDO Austria Holding Wirtschaftsprüfung GmbH
QBC 4 - Am Belvedere 4/Eingang Karl-Popper-Straße 4
1100 Wien
datenschutz@bdo.at 


2. Gegenstand und Zwecke der Verarbeitung

Um Dokumente elektronisch unterzeichnen zu lassen, ist eine Registrierung für den Signaturvorgang notwendig. Hierzu verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um die Registrierung technisch abzuwickeln, die Unterzeichnung durchzuführen und nachzuweisen sowie die Integrität und Nachvollziehbarkeit des signierten Dokuments sicherzustellen. 
Soweit im Einzelfall zusätzlich ein Identverfahren eingesetzt wird, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Feststellung und Überprüfung der Identität im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur.

Die Zwecke der Verarbeitung sind daher insbesondere:

• Durchführung der elektronischen Signatur,
• Technische Bereitstellung und Zustellung des Signaturvorgangs,
• Dokumentation des Signaturprozesses,
• Nachweis der Unterzeichnung,
• Sicherstellung der Integrität und Nachvollziehbarkeit des signierten Dokuments,
• Durchführung eines Identverfahrens mittels Registrierung, soweit dieses für den jeweiligen Vorgang vorgesehen ist.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Name und Kontaktdaten,
• Inhalt des zu unterzeichnenden Dokuments,
• Signaturdaten, insb. Zeitstempel und Protokolldaten,
• Technische Daten, insb. IP-Adresse oder Geräteinformationen. 

Soweit ein Identverfahren durchgeführt wird, können zusätzlich insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Biometrische Daten aus dem amtlichen Lichtbildausweis,
• Foto und Videodaten aus dem Identverfahren,
• Ausweisdaten, insb. Name, Ausweisnummer, Behörde,
• Protokolldaten, soweit diese für das Identverfahren erforderlich sind.

4. Rechtsgrundlagen

Die Registrierung über das Identverfahren erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art 6 Abs 1 lit a iVm Art 9 Abs 2 lit a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da im Zuge dieser Registrierung biometrische Daten verarbeitet werden. Die Nutzung des Signaturverfahren dient zur Begründung eines Vertragsverhältnisses, sodass die Verarbeitung einer vorvertraglichen bzw. vertraglichen Maßnahme gem. Art 6 Abs 1 lit b DSGVO unterliegt.

Die Speicherung der Daten erfolgt weiters im Dokumentationsinteresse der BDO Austria Holding Wirtschaftsprüfung GmbH zur Sicherung und Durchsetzung von etwaigen Rechtsansprüchen im überwiegenden berechtigten Interesse gem. Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.


5. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Ihre personenbezogenen Daten können an interne zuständige Stellen sowie an technische Dienstleister übermittelt werden, soweit dies für die Durchführung des Signatur- und Identifikationsvorgangs erforderlich ist.
Moxis wird betrieben von XiTrust Secure Technologies GmbH, das Identverfahren außerhalb der ID Austria wird betrieben von der Swisscom AG (Schweiz).


6. Ort der Verarbeitung / Drittlandbezug

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in der Europäischen Union (EU), im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) sowie in der Schweiz.

Soweit personenbezogene Daten in die Schweiz übermittelt oder dort verarbeitet werden, weisen wir darauf hin, dass die Schweiz über einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission verfügt und daher für Datenübermittlungen in die Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt ist.


7. Speicherdauer

Die Registrierung zum elektronischen Signieren von Dokumenten ist im Falle eines Auto-Identverfahrens für die Dauer von zwei Jahren bzw. im Falle eines Video-Identverfahrens für die Dauer von fünf Jahren gültig, bzw. jeweils bis zum Ablauf der Gültigkeit des amtlichen Ausweises und muss dann erneuert werden.

Die biometrischen Daten, die für das Identverfahren benötigt werden, werden nach Abschluss der Registrierung unmittelbar gelöscht und nicht aufbewahrt.
Das zur elektronischen Signatur bereitgestellte Dokument steht für die Dauer von maximal 30 Tagen im Moxis Tool zur Unterschrift zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist wird das Dokument automatisch gelöscht und eine Signatur ist nicht mehr möglich. Dies gilt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer dokumentierter Grund für eine längere Speicherung besteht.

Die im Zusammenhang mit dem Signaturprozess stehenden personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange, wie dies für die Durchführung und Dokumentation des Signatur- und Identifikationsvorgangs erforderlich ist.


8. Bereitstellung der Daten

Für die Durchführung des jeweiligen Vorgangs (Registrierung oder Signatur) ist die Bereitstellung jener personenbezogenen Daten erforderlich. Werden diese Daten nicht bereitgestellt, kann die elektronische Unterzeichnung oder das Identverfahren unter Umständen nicht durchgeführt werden.


9. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Maßnahmen zur Zugriffsbeschränkung, Protokollierung, Integritätssicherung und Absicherung der eingesetzten Systeme.


10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie auf Datenübertragbarkeit.
Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.


11. Beschwerderecht & Kontakt

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einzubringen.
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Österreich
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@bdo.at 

Zuletzt geändert am 3. September 2026