Entgelttransparenz: Sind Sie auf das neue Auskunftsrecht vorbereitet?

Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (RL (EU) 2023/970) rückt näher. Viele Unternehmen beschäftigen sich deshalb bereits mit den neuen Berichtspflichten und dem Gender-Pay-Gap. Dabei gerät oft ein wesentlicher Punkt in den Hintergrund: Das individuelle Auskunftsrecht wird künftig jede:n Arbeitgeber:in betreffen, unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten.

Konkret soll künftig nachvollziehbar sein, ob Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich entlohnt werden. Während größere Unternehmen zusätzlich regelmäßige Entgeltberichte erstellen müssen, sollten sich alle Arbeitgeber:innen schon heute auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
 

Wie bilden Sie rechtssichere Vergleichsgruppen für Auskunft und Bericht?

Um sowohl die gestaffelte Berichtspflicht für Unternehmen ab 100 Beschäftigten als auch das Auskunftsrecht zu erfüllen, das allen Beschäftigten unabhängig von der Unternehmensgröße zusteht, müssen Sie Vergleichsgruppen bilden. Sie müssen dabei nachvollziehbar darlegen können, welche Tätigkeiten als gleich oder gleichwertig gelten. Dies hat anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien wie etwa Kompetenzen, Verantwortung, Belastungen und Arbeitsbedingungen zu erfolgen. Das gilt unabhängig davon, ob die Entlohnung auf einem kollektivvertraglichen Schema basiert. 
 

Ab wann gilt die Berichtspflicht nach der Entgelttransparenzrichtlinie?

Unternehmensgröße	Berichtsintervall	Erstmals ab
Ab 250 Arbeitnehmer:innen	Jährlich, für das vorangegangene Kalenderjahr	7.6.2027
150 bis 249 Arbeitnehmer:innen	Alle 3 Jahre, für das vorangegangene Kalenderjahr	7.6.2027
100 bis 149 Arbeitnehmer:innen	Alle 3 Jahre, für das vorangegangene Kalenderjahr	7.6.2031
Weniger als 100 Arbeitnehmer:innen	Keine Berichtspflicht nach Unionsrecht	–

Da der Entwurf zur nationalen Umsetzung erhebliche Verwaltungsstrafen von bis zu EUR 60.000 bei wiederholten Verstößen vorsieht, sollten Sie Ihre bestehenden Vergütungsstrukturen, Stellenbewertungen und Entlohnungssysteme frühzeitig analysieren und gegebenenfalls anzupassen. Prüfen Sie insbesondere, ob Ihre Vergütungssysteme transparent, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei ausgestaltet sind und ob Sie die erforderlichen Vergleichsgruppen auf einer belastbaren Grundlage bilden können. Wer frühzeitig beginnt, schafft Rechtssicherheit und reduziert finanzielle wie organisatorische Risiken.
 

Selbst-Check: Ist Ihr Unternehmen auf die Entgelttransparenz vorbereitet?

Viele Unternehmen stellen erst bei näherer Betrachtung fest, dass nicht nur rechtliche Aspekte zu klären sind. Auch die Organisationsstruktur, Vergütungssysteme und internen Prozesse spielen künftig eine entscheidende Rolle.

Stellen Sie sich daher vorab folgende Fragen:

• Haben Sie bereits definiert, welche Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen als gleiche oder gleichwertige Arbeit gelten?
• Wissen Sie, wie Sie rechtssichere Vergleichsgruppen bilden?
• Ist Ihre Gehalts- und Vergütungsstruktur transparent und anhand objektiver Kriterien nachvollziehbar?
• Haben Sie Ihre Personal- und Vergütungsdaten bereits analysiert und mögliche Auffälligkeiten erkannt?
• Können Sie auf ein Auskunftsersuchen Ihrer Mitarbeiter:innen innerhalb der gesetzlichen Fristen reagieren?
• Sind Ihre Prozesse im Personalmanagement, in der Personalverrechnung und im Arbeitsrecht bereits auf die neuen Anforderungen abgestimmt?

Herausforderungen in der praktischen Umsetzung ergeben sich für viele Unternehmen aus historisch gewachsenen Vergütungsstrukturen, subjektiven Rollen- und Levelzuordnungen sowie unzureichend dokumentierten Lohn- und Gehaltsentscheidungen. Gleichzeitig bietet Ihnen die Umsetzung der Entgelttransparenz die Chance, Vergütungs- und Karriereentscheidungen zu professionalisieren und Ihre Entgeltstrukturen auf eine nachvollziehbare, objektive Grundlage zu stellen. Das schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und Ihre Position im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte.
 

Wie BDO Sie unterstützt

Gerne begleiten wir Sie bei der Vorbereitung auf die neuen Anforderungen der Entgelttransparenz: von der Analyse Ihrer bestehenden Vergütungsstruktur über die Entwicklung nachvollziehbarer Vergleichsgruppen und objektiver Bewertungsmaßstäbe bis hin zur Gestaltung praxistauglicher Prozesse für Auskunftsersuchen und die Erfüllung der gesetzlichen Berichtspflichten. Unser interdisziplinäres BDO Expert:innenteam unterstützt Sie gerne dabei, individuelle und rechtssichere Lösungen für Ihr Unternehmen zu entwickeln.