Von Stefan Holl, BDO Senior Consultant | 27. Juni 2019

Um fundierte Entscheidungen zu treffen, benötigen wir Informationen über die Welt und das eigene Unternehmen. Aber wer kennt es nicht: Die Beschaffung und Aufbereitung dieser Informationen ist allzu oft mit hohem Aufwand verbunden. Doch es geht auch anders! Moderne Analytics- und Business-Intelligence-Lösungen verwandeln seitenlange Excel-Reports in interaktive Dashboards, die sich selbst auf dem neuesten Stand halten. Lesen Sie, worum es sich dabei handelt und welche Hürden es bei der Implementierung im Unternehmen zu meistern gilt.

Es ist ein altbekannter Ablauf: Die Mitarbeiter erstellen Abfragen aus verschiedenen Systemen, ziehen die Daten in eine Excel-Tabelle und beginnen mit der manuellen Aufbereitung. Der Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig – und bis die fertigen Ergebnisse beim Management landen, sind die Informationen bereits wieder veraltet. Als Folge werden wichtige Auswertungen aus Zeitgründen nicht durchgeführt und die Unternehmensführung hinkt der Realität hinterher.

Neue Entwicklungen im Bereich der Business-Intelligence können hier deutliche Effizienzverbesserungen herbeiführen und die Gewinnung neuer Erkenntnisse und Strategien befeuern. Während ansprechende Automatisierungs- und Visualisierungslösungen bisher mit hohem IT-Commitment verbunden waren, können diese durch Self-Service-Business-Intelligence-Tools wie Tableau und Power BI mittlerweile deutlich einfacher und günstiger umgesetzt werden. Diese Tools verbinden sich mit den verschiedenen Datenquellen im Unternehmen, bereiten die Daten auf und stellen sie in ansprechenden Visualisierungen – Dashboards – dar. Diese Dashboards haben einen weiteren großen Vorteil gegenüber traditionellen Reports; sie sind interaktiv. Ein Beispiel: Ein Klick auf die Filiale mit dem Umsatzrückgang zeigt die Umsätze dieser Filiale nach Abteilung. Dazu noch ein Split nach Produktgruppe und schon ist die Ursache des Rückgangs identifiziert. Entscheidungsträger können somit stets aktuelle Daten nutzen und neue Erkenntnisse gewinnen.

Grundvoraussetzung für die Nutzung solcher Lösungen ist eine solide, saubere und ausführliche Datenbasis mit gutem Stammdatenmanagement, hoher Granularität, korrekten Bewegungsdaten etc. Diese zu gewährleisten, ist nicht trivial, denn neben der technischen Umsetzung müssen alle beteiligten Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Das beste System hilft nichts, wenn die Datenerfassung und -pflege nur halbherzig mitgetragen wird. Hier hilft es, alle Beteiligten miteinzubeziehen und einen konkreten, direkten Nutzen wie z.B. die Unterstützung bei der Erreichung individueller Ziele oder die Reduktion unbeliebter Tätigkeiten aufzuzeigen. Der Aufwand lohnt sich, denn die Daten müssen nicht mehr für jeden Report manuell adaptiert werden und machen fundierte strategische Entscheidungen möglich. Außerdem bietet eine gute Datenbasis die Grundlage für weiterführende analytische Methoden.

Um den langfristigen Nutzen zu gewährleisten, ist es unerlässlich, dass die Tools im Unternehmen verstanden werden. Oft werden spezialisierte Softwarelösungen zugekauft, die nur vom Entwickler gewartet werden können. Sind nach dem Kauf Änderungen notwendig, muss ein Wartungsvertrag abgeschlossen werden – falls der Entwickler zu dem Zeitpunkt überhaupt noch greifbar ist. Nach Möglichkeit sollten Softwarelösungen daher nicht komplizierter als notwendig gestaltet werden, sodass sie auch für Nicht-Programmierer nachvollziehbar und verständlich sind und unternehmensintern gewartet werden können. Unserer Erfahrung nach hat es sich bewährt, ein bis zwei Mitarbeiter - sogenannte Champions - zu ernennen, die mit dem jeweiligen Tool besonders gut vertraut sind und als Ansprechpartner bei Fragen und Anregungen bereitstehen.

Von der Zeitersparnis über die geringere Fehleranfälligkeit bis hin zu detaillierteren Informationen; Dashboards bieten eine Vielzahl an Vorteilen. Doch die Umsetzung ist nicht immer trivial. Wer von Anfang an Wert auf die Grundlagen und Best-Practices legt, schafft eine Lösung, die dem Unternehmen langfristig hohen Nutzen stiftet und einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber der Konkurrenz verschafft.