Das aktuelle Update vom 18.11. 2021 finden Sie hier.
Unser Thema am People Thursday, dem 28. Oktober 2021:
Die Einführung einer allgemeinen 3G-Regel am Arbeitsplatz (im Rahmen einer Änderung des Covid-19-Maßnahmengesetzes) wurde letzte Woche nun auch vom Bundesrat beschlossen. Die genauen Modalitäten wurden diese Woche in der 3. Covid-19-Maßnahmenverordnung festgelegt. „Geimpft, getestet oder genesen” gilt ab 1.11.2021 auch am Arbeitsplatz.
Derzeitige Regelung
Bisher ermöglichte das Gesetz die 3G-Regel nur an jenen Arbeitsorten, an denen wegen der Art der Tätigkeit und des unmittelbaren physischen Kontakts zu anderen Personen eine erhebliche Ansteckungsgefahr mit SARS-CoV-2 besteht.
Neuregelung
Durch die Gesetzesänderung wurde ermöglicht, dass die 3G-Regel für alle Arbeitsorte verordnet werden kann, an denen ein physischer Kontakt zu anderen Personen nicht ausgeschlossen werden kann. Dies wurde nun mit der 3. Covid-19-Maßnahmenverordnung umgesetzt.
Ab 1.11.2021 dürfen Arbeitnehmende, Inhaber und Betreiber solche Arbeitsorte (an denen physische Kontakte zu anderen Personen nicht ausgeschlossen werden können) nur mehr dann betreten, wenn sie über einen 3G-Nachweis verfügen. Dies ist jedenfalls dann der Fall, wenn am Arbeitsort ein unmittelbarer Kundenkontakt besteht oder ein Kontakt zu anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht ausgeschlossen werden kann. Somit gilt die 3G-Regel künftig für fast alle Unternehmen.
Derzeit schon bestehende strengere allgemeine Regelungen, wie z.B. eine 2G- oder 2,5G-Regel in der Nachtgastronomie, bleiben jedoch weiterhin aufrecht. Die Verordnung sieht zudem beispielsweise auch vor, dass Erbringer mobiler Pflege- und Betreuungsdienstleistungen auswärtige Arbeitsstellen nur dann betreten dürfen, wenn sie - zusätzlich zum 3G-Nachweis – in geschlossenen Räumen bei Kundenkontakt einen Mund-Nasen-Schutz tragen.
Ausnahmen
Die 3G-Regel gilt zwar auch für das Betreten auswärtiger Arbeitsstellen, jedoch nicht im Home Office. Ausgenommen von der 3G-Regel am Arbeitsplatz sind zudem auch jene Personen, die höchstens zwei physische Kontakte pro Tag haben, die im Freien stattfinden und jeweils maximal 15 Minuten dauern. Dies könnte z.B. auf LKW-Fahrer, Förster etc. zutreffen.
Covid-19-Beauftragter & Covid-19-Präventionskonzept
Inhaber von Betriebsstätten mit mehr als 51 Arbeitnehmenden haben darüber hinaus einen Covid-19-Beauftragten zu bestellen und ein Covid-19-Präventionskonzept auszuarbeiten und umzusetzen.
- Das Covid-19-Präventionskonzept dient der Minimierung des Infektionsrisikos mit SARS-CoV-2 und hat insbesondere spezifische Hygienemaßnahmen, Verhaltensregelungen bei Auftreten von Infektionen, Regelungen betreffend Entzerrungsmaßnahmen und zur Regulierung der Personenanzahl sowie Vorgaben für entsprechende Mitarbeiterschulungen zu enthalten.
- Die bzw. der Covid-19-Beauftragte ist Ansprechperson für die Behörden und hat die Umsetzung des Covid-19-Präventionskonzepts zu überwachen.
Nachweis & Kontrolle
Der 3G-Nachweis ist Voraussetzung für das Betreten des Arbeitsorts. Für die Einhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz sind sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende verantwortlich.
- Von den Arbeitnehmenden ist der 3G-Nachweis für die Dauer des Aufenthalts am Arbeitsort bereitzuhalten und im Falle einer Kontrolle vorzuweisen.
- Den Inhaber der Betriebsstätte bzw. Arbeitsortes trifft eine Kontrollpflicht. Es ist jedoch keine durchgehende Kontrolle im Sinne einer Einlasskontrolle erforderlich. Das Ausmaß der Kontrollpflicht ist von den Umständen des Einzelfalls abhängig. Je nach Größe und Struktur des Betriebs, der Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, räumlicher und organisatorischer Beschaffenheit udgl. genügen entsprechende Hinweise, stichprobenartige Kontrollen, Aushänge, mündliche und schriftliche Belehrungen etc. Bei stichprobenartigen Kontrollen muss es sich allerdings um wirksame Kontrollen i.S.d. Covid-19-Maßnahmengesetzes handeln. Dies wird der Fall sein, wenn Kontrollen entweder regelmäßig einzelne Personen (stichprobenartig ausgewählt) betreffen oder in Form von „Schwerpunktkontrollen“ (sporadischen durchgehenden Kontrollen) erfolgen.
Der Inhaber der Betriebsstätte bzw. des Arbeitsorts ist bei der Erfüllung seiner Kontrollpflicht zur Ermittlung gewisser personenbezogener Daten (Name, Geburtsdatum, Gültigkeit bzw. Gültigkeitsdauer des Nachweises und Barcode bzw. QR-Code) und zur Identitätsfeststellung ermächtigt. Eine Vervielfältigung oder Aufbewahrung der Nachweise und der in den Nachweisen enthaltenen personenbezogenen Daten ist jedoch - mit Ausnahme der Erhebung von Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) - unzulässig.
Sanktionen
Arbeitnehmende, die den Arbeitsort ohne 3G-Nachweis betreten bzw. befahren, begehen eine Verwaltungsübertretung und müssen mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 500 rechnen.
Inhaber einer Betriebsstätte bzw. eines Arbeitsorts, die nicht dafür Sorge tragen, dass die Betriebsstätte bzw. der Arbeitsort nicht entgegen den in der Verordnung festgelegten Voraussetzungen betreten bzw. befahren wird, begehen ebenfalls eine Verwaltungsübertretung und müssen mit einer Geldstrafe von bis zu EUR 3.600 rechnen.
Übergangsregelung
Der Nachweis der 3G-Regel am Arbeitsplatz ist grundsätzlich ab dem 1.11. zu erbringen. Die Verordnung sieht jedoch eine 14-tägige Übergangsregelung vor: Arbeitnehmende, Inhaber und Betreiber sind bei fehlendem 3G-Nachweis zum durchgehenden Tragen einer FFP2-Maske am Arbeitsort verpflichtet. Ab 15.11.2021 gibt es diese Möglichkeit nicht mehr, dann ist der 3G-Nachweis eine zwingende Voraussetzung für das Betreten des Arbeitsorts.
Sprechen Sie mit unseren BDO Experten für Arbeits- und Lohnsteuerrecht Claudia Sonnleitner und Thomas Neumann.
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